الإيقاف المؤقت

ما هو الإيقاف المؤقت؟

يعني التوقف مؤقتًا أخذ استراحة مؤقتة من القيام بشيء ما. في مصطلحات مكتب المساعدة وخدمة العملاء، هذا يعني أخذ استراحة من حل التذاكر والدردشات والمكالمات.

بشكلٍ عام، يستخدم وكلاء مكتب المساعدة خاصية وضع الإيقاف المؤقت عندما يكونون في وقت استراحة غداء أو قهوة أو في الحمام. عند تمكين هذا الوضع، لن يتم توجيه مكالمات أو دردشات للوكلاء حتى يتمكنوا من الاستمتاع بالاستراحة بسلام.

ماذا يفعل وضع الإيقاف المؤقت؟

عند النقر فوق زر الإيقاف المؤقت، يصبح حسابك غير نشط. لذلك، ليست هناك حاجة لتسجيل الدخول والخروج من النظام لأخذ فترات راحة. بالإضافة إلى ذلك، مع تمكين الإيقاف المؤقت، سيضمن نظام مكتب مساعدة LiveAgent عدم توجيه مكالمات أو دردشات جديدة أو تذاكر ذات أولوية عالية لك.

ماذا لو أردت العودة إلى العمل بعد توقف مؤقت؟

عند العودة من استراحتك، يمكنك النقر فوق زر الاستئناف وتصبح وكيلًا نشطًا مرةً أخرى. بمجرد أن تصبح نشطًا، ستبدأ في تلقي الدردشات الواردة والمكالمات الواردة.

هل يتم احتساب الوقت الذي أقضيه في الإيقاف المؤقت ضمن ساعات عملي؟

لا يحسب LiveAgent فترات توقف الوكيل المؤقتة على أنها ساعات عمل ولا يتم تضمينها في تقارير عمل الوكيل.

أين يمكنني أن أجد زر الإيقاف المؤقت؟

1. سجل الدخول إلى LiveAgent.
2. انقر على الصورة الرمزية الخاصة بك/صورة ملفك الشخصي.

3. انقر فوق إيقاف مؤقت. 4. عندما تكون مستعدًا للعودة إلى العمل، انقر فوق استئناف.

لماذا يعد أخذ قسط من الراحة أمرٌ ضروري؟

أخذ فترات راحة طوال اليوم أمر ضروري لمنع الإرهاق والإثارة. إذا استغرقت بضع ثوانٍ أو دقائق فقط لنزهة القدمين أو استنشاق الهواء الطلق أو شرب كوبً من الماء، فسيؤثر ذلك بشكل إيجابي على عملك. بشكلٍ عام، يكون الوكلاء الذين يأخذون فترات راحة أثناء ساعات العمل أكثر إنتاجية ويتم تقييمهم بشكل إيجابي من قبل العملاء أكثر من أولئك الذين لا يأخذون أي فترات راحة. لماذا ا؟

أخذ فترات راحة قصيرة متعددة طوال اليوم:

• يمنعنا من الملل

• يساعدنا على تذكر المعلومات وعمل الاتصالات العصبية

• يساعدنا على الحفاظ على تركيزنا

• يساعدنا على البقاء على اتساق مع أهدافنا (اسأل نفسك، هل أنا أخدم عملائي بأفضل ما أستطيع؟)

وبالتالي، فإن أخذ فترات راحة قصيرة طوال اليوم يعد أمرً ضروريً.

لماذا يعد من الضروري تفعيل وضع الإيقاف المؤقت عندما تأخذ قسطًا من الراحة؟

هناك العديد من الأسباب التي تجعلك تضغط على زر الإيقاف المؤقت عندما تبتعد عن الكمبيوتر.

الدردشات أو المكالمات الفائتة

لنفترض أنك ابتعدت عن الكمبيوتر لبضع دقائق فقط. ربما لصنع القهوة أو الذهاب إلى الحمام. إذا لم تضغط على زر الإيقاف المؤقت، فقد ينتهي بك الأمر بفقدان العديد من المكالمات الهاتفية أو الدردشات المباشرة، مما يتسبب في استياء العملاء أو مغادرتهم.

بالطبع، هذا الأمر من شأنه أن يضر بالشركة التي تعمل بها وربما يعرض مكانتك مع تلك الشركة للخطر. قد يكون هذا المثال مبالغٌ فيه بعض الشيء. ومع ذلك، يمكن أن يحدث.

عدم الوفاء باتفاقيات مستوى الخدمة SLAs للتذاكر ذات الأولوية العالية

لأخذ السيناريو أعلاه خطوةً إلى الأمام، ضع في اعتبارك اتفاقيات مستوى الخدمة (SLAs) التي أبرمتها مع العملاء الأكثر قيمة لديك. على سبيل المثال، تخيل أنك حصلت على تذكرة لها اتفاقية مستوى خدمة (SLA) قصيرة نسبيًا، لنقل 30 دقيقة.

ومع ذلك، فقد خرجت للتو لقضاء استراحة الغداء دون الضغط على زر الإيقاف المؤقت. ونتيجةً لذلك، انتهى وقت اتفاقية مستوى خدمة (SLA)، ولم يتم الوفاء باتفاقية مستوى خدمة (SLA). بسبب هذا الحادث، تم معاقبة شركتك ماليًا من قبل العميل، مما يضع الضغط على علاقة عملاء الشركة.

في الحالات القصوى واعتمادًا على عواقب عدم تنفيذ اتفاقية مستوى الخدمة (SLA)، قد يكلفك ذلك وظيفتك.

الاتصالات الداخلية الفائتة

أخيرًا وليس آخرًا، لنفترض أنك خبير تقني. وزميلك يعمل على تذكرة عالية التخصص ويحتاج إلى المساعدة. بينما يزداد غضب العميل، ولذلك يطلب منه زميلك الانتظار حتى يتشاور معك لإيجاد الحل المناسب.

إذا أخذت استراحة دون الضغط على زر الإيقاف المؤقت، فقد ينتظر زميلك بفارغ الصبر ردك دون أن يعرف أنك في فترة راحة. نتيجة للانتظار المطول، يمكن أن يزداد غضب العميل أكثر فأكثر، ومرة أخرى يمكن أن تتضرر العلاقة بين الوكيل والعميل. وقد يغادر العميل، وقد يُعاقب زميلك بشكل غير عادل من أجل افتراض أنك متصل بالإنترنت ومستعد للمساعدة عندما تكون في فترة راحة.

ألا يمكن أن تحدث هذه السيناريوهات حتى إذا قمت بتمكين وضع الإيقاف المؤقت؟

قد تجادل بأن هذه السيناريوهات يمكن أن تحدث حتى إذا ضغطت على زر الإيقاف المؤقت. ولكن هذا ليس هو الحال. عندما تضغط على زر الإيقاف المؤقت، فإن جميع التذاكر والمكالمات والدردشات الواردة سيتم توجيههم إلى وكلاء آخرين تم وضع علامة على أنهم متاحون.

لذلك، لن يتم تفويت المكالمات، ولن يتم عدم تنفيذ اتفاقيات مستوى الخدمة، وسيعرف زملاؤك من يمكنهم اللجوء إليه للحصول على المساعدة عندما يكونون في أمس الحاجة إليها. الضغط على زر الإيقاف المؤقت هو إجراء شائع مفيد للغاية لزملائك وعملائك بشكل غير مباشر.

يمنع هذا الأمر سوء الفهم والمواقف الصعبة ومغادرة العملاء والإحباطات. كما يضمن تلبية توقعات العمل.

لا عيب في أخذ فترات راحة على مدار اليوم. في الواقع، إنه أمر محبذ. ومع ذلك، يجب مراعاة المسؤولية عند أخذ فترات الراحة باستخدام زر الإيقاف المؤقت، حتى يتمكن نظام مكتب المساعدة الخاص بك من تعيين وتوزيع التذاكر والمكالمات والدردشات الواردة وفقًا لذلك.

مصادر قاعدة المعرفة

هل أنت مستعد لاكتشاف المزيد عن LiveAgent وكل ما تقدمه؟ تحقق من مقالات قاعدتنا المعرفية، أو منشورات المدونة، أو ابحث في قناتنا على YouTube.

• خاصية الإيقاف المؤقت

• توقف مؤقت أوتوماتيكي

• تذكرة مفتوحة (موضحة)

• المكالمات الداخلية

• زر للحل

هل أنت جاهز لأخذ فترات راحة مع خاصية الإيقاف المؤقت؟

اجعل نفسك غير متاح للمكالمات أو الدردشات المباشرة الواردة أو التذاكر ذات الأولوية العالية، واحصل على استراحة مستحقة. وجرب خاصية الإيقاف المؤقت اليوم مع تجربتنا المجانية الشامل لمدة 14 يومًا. بدون الحاجة لبطاقة ائتمان.