صندوق البريد العام

صندوق الوارد العام هو صندوق وارد موحد يمكّنك من الوصول إلى كافة رسائلك من مكان واحد. يمكن للصندوق الوارد جلب وتجميع رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية ورسائل وسائل التواصل الاجتماعي وتذاكر قاعدة المعرفة ورسائل الدردشة المباشرة في لوحة معلومات واحدة، مما يجعلها أداة لا غنى عنها لأقسام دعم العملاء.

علاوةً على كل ذلك، يتيح صندوق البريد العام للمستخدمين الرد على جميع الرسائل الواردة مباشرةً من صندوق الوارد (دون الحاجة إلى مراقبة/تسجيل الدخول إلى كل قناة اتصال وجهاز).

لماذا يعتبر صندوق البريد العام خاصية لا غنى عنها لجميع الشركات؟

يعد صندوق البريد الموحد أمرًا ضروريًا لجميع الشركات وروّاد الأعمال المنفردين والمؤسسات لأنه:

• يدمج جميع الرسائل بسلاسة من حسابات متعددة في صندوق بريد واحد
• يحتفظ بجميع الاستفسارات منظمة حسب الأهمية وتاريخ الاستلام

• يقدم حرية الوصول المشترك للمستخدمين (يستطيع عدة مستخدمين تسجيل الدخول في نفس الوقت عبر بيانات اعتماد تسجيل الدخول الفريدة الخاصة بهم)

• يحسن كفاءة الوكيل
• أكثر أمانًا

• يحسن رضا العملاء وتجربتهم (سياق أكثر تنظيمًا للوكلاء، أقل تكرارًا للعملاء)

• يسرع وقت الاستجابة

• يقوم اوتوماتيكيًا بتعيين التذاكر للأقسام والوكلاء

• يمكن استخدامه لدعم العلامات التجارية المتعددة

ما هي الخصائص التي يتضمنها صندوق البريد العام من LiveAgent؟

يحتوي صندوق البريد العام من LiveAgent على عدد كبير من الخصائص المفيدة التي تجعله منتجًا لا بد منه.

التوجيه الاوتوماتيكي للتذاكر

كل رسالة يتم تلقيها في صندوق الوارد العام الخاص بك سيتم تعيينها أوتوماتيكيًا إلى وكيل دعم مناسب، مما يؤدي إلى التخلص من أي ارتباك أو تهاون بين موظفيك. وسيعرف كل وكيل بالضبط الرسائل التي يجب عليهم للإجابة عليها، مما يؤدي إلى مستويات إنتاجية أعلى وكفاءة أكبر.

قواعد الاتمتة القائمة على المحفزات والوقت

يمكن لصندوق الوارد العام تحرير وكلائك من المهام الإدارية العادية والمتكررة. من خلال إنشاء وقت محدد وقواعد أتمتة قائمة على المحفزات، حيث سيكون صندوق الوارد الخاص بك قادرًا على تنفيذ مهام مثل متابعة رسائل البريد الإلكتروني أو وضع علامة على التذاكر كرسائل عشوائية.

العلامات الدلالية والفلترة

يمكن أن يكون العثور على التذاكر داخل صندوق الوارد العام الخاص بك بكل سهولة إذا كنت تستخدم العلامات الدلالية الصحيحة. يمكن إضافة العلامات الدلالية إلى كل تذكرة لمساعدتك في الفلترة بالإضافة إلى توفير نظرة عامة سريعة على محتويات كل تذكرة.

عرض الكتابة بشكل لحظي وأداة الدردشة المدمجة

يمنحك البريد الوارد العام معاينة لحظية لما يكتبه عملاؤك في أداة الدردشة المباشرة الموضوعة على موقعك. حيث أن الحصول على نظرة خاطفة سريعة على رسائل عميلك قبل أن يتم إرسالها إلى وكلاءك يمنحهم وقتًا إضافيًا للعثور على المعلومات التي يحتاجون إليها لإقناع عملائك بدعم واسع المعرفة وشخصي وفي الوقت المناسب.

برنامج إدارة علاقات العملاء “CRM” المدمج

إن الحصول على معلومات العملاء المهمة في متناول يدك هو أمر لا يقدر بثمن. حيث يحتوي صندوق الوارد العام في LiveAgent على برنامج إدارة علاقات العملاء “CRM” مضمن يمنحك الفرصة لإنشاء حقول إدارة علاقات العملاء “CRM” مخصصة لتخزين جميع المعلومات الضرورية حول عملائك، بما في ذلك عمليات الشراء السابقة والتذاكر والمزيد.

إمكانيات مركز الاتصالات

كما ذكرنا سابقًا، يمكن استخدام البريد الوارد العام كمركز اتصال مختلط كذلك. حيث أنه يحتوي على كافة أجراس وصفارات حل مركز الاتصال الحديث بما في ذلك الاستجابة الصوتية التفاعلية IVR والتوزيع الأوتوماتيكي للمكالمات ACD وتحويلات المكالمات وإعادة الاتصال والمزيد.

الدردشة الداخلية

لن تكتمل إمكانيات صندوق البريد العام دون خيار التعاون الفوري. تمامًا كما هو الحال في Gmail، يمكنك الدردشة مع زملائك المتاحين عبر الإنترنت مباشرةً من داخل صندوق بريدك في LiveAgent.

اكتشاف التعارض بين الوكلاء

إن صندوق البريد الوارد العام أفضل من معظم عملاء البريد الإلكتروني التقليديين مثل Outlook و Gmail لأنه ينبهك عندما تتعدى على عمل وكيل آخر. على سبيل المثال، إذا كنت على وشك البدء في الإجابة على تذكرة يعمل عليها وكيل آخر، فسيقوم النظام بتنبيهك أوتوماتيكيًا.

الملاحظات الخاصة والتنبيهات

الملاحظات الخاصة هي خاصية رائعة أخرى لصندوق البريد الوارد العام. فعندما تكون داخل سلسلة رسائل، يمكنك إنشاء ملاحظة خاصة لا يراها أحد سواك أنت والوكلاء الآخرون. ويمكن أن يكون هذا بمثابة تذكير في المستقبل أو تساعد في رفع مستوى سرعة الآخرين..

ما الذي سيتم ادراجه داخل صندوق البريد العام؟

• رسائل البريد الإلكتروني من عناوين بريد إلكتروني متعددة
• الدردشات المباشرة
• المكالمات الهاتفية (يمكن تسجيل عدد غير محدود من أرقام الهاتف بتقنية نقل الصوت عبر بروتوكولات الإنترنت “VoIP”)
• رسائل وتعليقات Facebook (يمكن ربط حسابات متعددة على Facebook)
• تعليقات وإشارات Instagram (يمكن ربط حسابات متعددة على Instagram)
• التغريدات / التعليقات / الإشارات على Twitter (يمكن ربط حسابات متعددة على Twitter)
• رسائل Viber

• التغذية الراجعة والاقتراحات

• رسائل نموذج الاتصال

كيف يبدو / كيف يعمل أثناء الممارسة الفعلية؟

ما هو صندوق البريد العام؟ إذا كنت تتساءل عما إذا كان عملاؤك سيتمكنون من معرفة أنك تستخدم صندوق بريد عالمي للرد على مكالماتهم الهاتفية أو الدردشات المباشرة أو رسائل Viber أو التغريدات أو رسائل البريد الإلكتروني، فإن الإجابة هي لا. تحقق من كيفية عمله في هذا الفيديو التعليمي بالتفصيل.

تجهيز صندوق بريدك العام

للتأكد من أنك تستخدم أقصى إمكانات صندوق بريدك العام، سيتعين عليك ربطه بجميع حسابات البريد الإلكتروني وحسابات وسائل التواصل الاجتماعي وأرقام الهاتف. سيتعين عليك أيضًا وضع أداة الدردشة المباشرة الخاصة بنا على موقعك وإنشاء بوابة دعم LiveAgent. لست متأكدًا كيف تقوم بذلك؟ تحقق من دليل البدء هذا.

كيف يمكنك الاستفادة من صندوق البريد العام؟

• يمكن أن يوفر لك صندوق البريد الموحد من LiveAgent الوقت والمال حيث سيحتاج وكلاؤك قضاء وقتًا أقل في مراقبة العديد من الحسابات والأجهزة
• يمكن أن تساعدك على تقديم دعم أسرع
• يمكن أن يساعدك في تقديم ردود أكثر تخصيصًا بفضل برنامجنا المدمج لإدارة علاقات العملاء “CRM” والذي يكون متاح لك عندما تجيب على استفسارات العملاء
• تعد الإجابة على استفسارات العملاء من خلال صندوق البريد العام في LiveAgent أكثر أمانًا حيث يتم تخزين كافة التذاكر في صندوق بريد عام مشترك يمكن الوصول إليه بواسطة كل وكيل دعم. هذا يعني أنه لا داعي للقلق بشأن:
  • مشاركة بيانات تسجيل الدخول إلى أي من البريد الإلكتروني / Facebook / Instagram / Twitter مع عدة موظفين
  • الاستمرار في تسجيل الدخول على الأجهزة العامة
  • فقدان الأجهزة التي تم تسجيل الدخول إليها في بريدك الإلكتروني أو حسابات وسائل التواصل الاجتماعي

• ميزة تنافسية – يعد LiveAgent أحد صناديق البريد الوارد العامة القليلة التي تتكامل مع كل من Instagram و Viber

مصادر قاعدة المعرفة

• كيفية إضافة وكلاء ومستخدمين

• إعداد حسابات البريد الإلكتروني

• إنشاء أزرار الدردشة

• ربط Twitter

• ربط Instagram

• ربط Viber

• ربط Facebook 

• إعداد مركز الاتصالات

• إنشاء بوابة العملاء

هل أنت جاهز لتجربة صندوق البريد العام؟

اكتشف مدى سهولة تقديم دعم شخصي وفي الوقت المناسب وغني بالمعلومات المفيدة من خلال صندوق البريد العام من LiveAgent. ابدأ تجربتك المجانية لمدة 14 يومًا الآن. دون الحاجة لبطاقة إئتمان.