الرسائل الجاهزة (وحدات الماكرو)

ما هي الرسائل الجاهزة؟

الرسائل الجاهزة، والمعروفة أيضًا باسم وحدات الماكرو، هي استجابات نصية محددة مسبقًا. إنها مكتوبة مسبقًا ويمكن نشرها بنقرة واحدة أو بضغطة زر. كما يتم استخدامها عادةً للإجابة على الأسئلة الشائعة.

كيف تختلف الرسائل الجاهزة عن الإجابات المحددة مسبقًا؟

على الرغم من الأغراض المتشابهة، فإن الرسائل الجاهزة والإجابات المحددة مسبقًا هما خاصيتان منفصلتان.

تختلف الإجابات المحددة مسبقًا عن الرسائل الجاهزة بثلاث طرق:strong>>

• يمكن للرسائل الجاهزة تخزين تسلسل نصي قصير فقط

• عند إنشاء إجابة محددة مسبقًا، يمكنك تحديد موضوع رسالة بريد إلكتروني

• يمكن أن تحتوي الإجابات المحددة مسبقًا على مرفقات

من يستخدم الرسائل الجاهزة؟

يتم استخدام الرسائل الجاهزة بشكل عام بواسطة وكلاء خدمة العملاء وممثلي الدعم الفني. كما يستخدمها أيضًا مندوبو المبيعات والمسوقون. ومع ذلك، يمكن لأي شخص يتواصل عبر الإنترنت بشكل متكرر ويبحث عن طريقة أسرع للرد على الأسئلة الاستفادة من دمجها في سير العمل.

هل يدعم LiveAgent الردود الجاهزة على جميع القنوات؟

يمكن لمستخدمي LiveAgent الإجابة عن الأسئلة بإستخدام الردود الجاهزة على القنوات التالية:

• البريد الالكتروني
• الدردشة المباشرة

• التذاكر المقدمة عبر بوابة العملاء

• المنتديات
• التغذية الراجعة والاقتراحات
• رسائل Facebook
• منشورات Facebook
• Twitter
• Instagram
• Viber

كيفية إنشاء ردود جاهزة

1. سجّل الدخول إلى LiveAgent.

2. انقر فوق الإعداد (رمز الترس).

3. انقر فوق الأتمتة.

4. انقر فوق الرسائل الجاهزة.

5. انقر فوق إنشاء رسالة.

6. اجعل رسالتك الجاهزة قابلة للتمييز عن طريق تحديد كلمة مفتاحية. عندما تحتاج إلى الرسالة، ستسهل الكلمة المفتاحية العثور عليها. على سبيل المثال، إذا كانت رسالتك الجاهزة تتعلق بسياسة الشحن الخاصة بك، يمكن أن تكون كلمتك المفتاحية “الشحن”.

7. اكتب رسالتك الجاهزة.
8. حدد أيٍ من الأقسام والوكلاء الذين سيتمكنون من استخدام الرسالة الجاهزة.
9. انقر فوق إنشاء.

كيفية تحرير الردود الجاهزة

1. سجّل الدخول إلى LiveAgent.

2. انقر فوق الإعداد (رمز الترس).

3. انقر فوق الأتمتة.

4. انقر فوق الرسائل الجاهزة.

5. انقر فوق رسالة موجودة.

6. قم بتحرير الرسالة حسب رغبتك.

7. انقر فوق حفظ.

حذف الرسائل الجاهزة

1. سجّل الدخول إلى LiveAgent.

2. انقر فوق الإعداد (رمز الترس).

3. انقر فوق الأتمتة.

4. انقر فوق الرسائل الجاهزة.

5. ابحث عن الرسالة التي تريد حذفها.

6. انقر فوق أيقونة سلة المهملات على الجانب الأيمن من الرسالة.

7. سيظهر مربع حوار تأكيد. قم بتأكيد اختيارك بالضغط على “نعم”.

أمثلة على الردود الجاهزة

يمكّنك LiveAgent من إنشاء عدد غير محدود من الرسائل الجاهزة.

تتضمن رسائل النظام القياسية:

• هل يمكنني مساعدتك بأي شيءٍ آخر؟
• هل يمكنك تزويدي بعنوان بريدك الإلكتروني؟
• هل لديك أي أسئلة أخرى يمكنني مساعدتك فيها؟
• لا تتردد في الاتصال بنا لمزيدٍ من المعلومات أو المساعدة
• مرحبًا، زميلي ينهي مناوبته، لذلك سأتولى هذه المحادثة. من فضلك أعطني لحظة لأكون معك.
• أتمنى لك يومًا سعيدًا!
• كيف يمكنني مساعدك؟
• أنا آسف لتأخري في الرد، لكن لدي المزيد من العملاء على الخط.
• سوف أبذل قصارى جهدي لمساعدتك.
• سأقوم بإنهاء هذه الدردشة. برجاء الاتصال بنا مرة أخرى إذا كان لديك أي أسئلة أخرى. شكرًا لك.
• إذا كانت لديك أي أسئلة أخرى، فبرجاء إعلامنا بذلك.
• شكرًا لتفهمك.
• على الرحب والسعة.

ومع ذلك، فهذه مجرد نقطة انطلاق (خاصة لمحادثات الدردشة المباشرة). يمكنك إنشاء عدد غير محدود من الرسائل المخصصة التي تناسب بشكل أفضل البريد الإلكتروني أو وسائل التواصل الاجتماعي أو تطبيقات المراسلة أو استجابات قاعدة المعرفة.

ما أنواع الرسائل الجاهزة التي يجب أن أقوم بإنشائها؟

الرسائل الجاهزة موجودة لمساعدتك. يجب أن تكون أداة تجعل التواصل سهلاً. لذلك، لتحديد أنواع الرسائل التي يجب أن تنشئها، فكر في أنواع الأسئلة والاستفسارات التي تجيب عليها يوميًا.

إذا لم تتمكن من التفكير في الأسئلة الأكثر شيوعًا، فراجع برنامج مكتب المساعدة الخاص بك. وتحقق من الدردشة المباشرة السابقة والبريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي وتذاكر قاعدة المعرفة لتحديد العبارات التي ستكون أكثر فائدة لإضافتها إلى قائمة الرسائل الجاهزة.

عند إنشاء رسائلك، تأكد من إعطاء كل إجابة كلمة مفتاحية ذات صلة، بحيث يسهل العثور عليها بمجرد أن تصبح قائمتك طويلة جدًا لعرض جميع الرسائل المتاحة.

كيف يمكنك الاستفادة من تطبيق الرسائل الجاهزة في سير عملك؟

الردود الجاهزة مفيدة لكل من العملاء والوكلاء على حد سواء. يمكنهم زيادة الرضا والربحية والإنتاجية.

أوقات استجابة أسرع ورضا أكبر للعملاء

بفضل الردود الجاهزة، يمكن لعملائك تلقي إجابات على استفساراتهم في غضون ثوانٍ. إن تقديم خدمة سريعة وفعالة سيميز عملك عن غيره ويحافظ على ولاء عملائك ورضاهم.

تحسين كفاءة الوكيل

تمكّن الردود الجاهزة وكلاء الدعم من حل المزيد من الاستفسارات في وقت أقل. على سبيل المثال، لنفترض أن الوكيل العادي يمكنه الرد على عشر تذاكر في الساعة. مع إضافة الردود الجاهزة إلى هذا المزيج، يجب عليهم الرد على المزيد من الاستفسارات نظرًا لتقليل كمية الكتابة التي يتعين عليهم القيام بها بشكل كبير.

يكون الوكلاء أقل عرضة للإرهاق

إن الإجابة على أسئلة العملاء بشكل فردي هي دائمًا محل تقدير، ولكنها ليست فعالة جدًا. إن كتابة نفس الرد بشكل متكرر ليس مملاً فحسب، بل يمكن أن يتسبب أيضًا في إجهاد العميل.

يرغب معظم وكلاء دعم العملاء في الشعور بأن وظائفهم مهمة وأنهم يحدثون فرقًا. من خلال كتابة نفس الرد مرارًا وتكرارًا، يمكن أن يشعروا بالملل والإحباط ويولون اهتمامًا أقل بالتفاصيل.

ومع ذلك، من خلال استخدام الردود الجاهزة، يمكنهم حل الأسئلة الشائعة (الأسئلة المتداولة) بسرعة والانتقال إلى الاستفسارات الأخرى الأكثر صعوبة التي تتطلب التفكير النقدي. على هذا النحو، فإن استخدام الرسائل الجاهزة هو أفضل طريقة لمنع إرهاق الوكيل والتأكد من أن وكلائك يظلون متفاعلين وسعداء بوظائفهم.

مصادر قاعدة المعرفة

اكتشف كيف يمكن للرسائل الجاهزة أن تحسن عملية الدعم الخاصة بك. تعرف على كل شيء عن ذلك من خلال التحقق من مقالات قاعدة المعرفة ومنشورات المدونات والأكاديمية وصفحات قائمة المصطلحات.

• ما أهمية الرسائل الجاهزة وكيفية الاستفادة منها

• كيفية إنشاء واستخدام الرسائل الجاهزة في LiveAgent

• وحدات الماكرو [موضح]

• الرد الجاهز [موضح]

• الرسائل الجاهزة: دليل البدء السريع

• الإجابات المحددة مسبقًا – صفحة الخصائص

هل أنت جاهز للإجابة على الأسئلة الشائعة بنقرة واحدة؟

حقق أقصى قدر من كفاءة الوكيل عن طريق إنشاء رسائل جاهزة لكل سؤال يتكرر طرحه تتلقاه. جربه اليوم من خلال التجربة المجانية الشاملة لمدة 14 يومًا. لا حاحة لبطاقة ائتمان. تختلف الإجابات المحددة مسبقًا عن الرسائل الجاهزة بطريقتين: يمكن للرسائل الجاهزة فقط تخزين سلسلة قصيرة من النصوص و عند إنشاء إجابة محددة مسبقًا، يمكنك تحديد موضوع رسالة بريد إلكتروني.