كل قوائم التحقق
HR
قائمة تحقق العناية الواجبة للعملاء

قائمة تحقق العناية الواجبة للعملاء

قائمة تحقق العناية الواجبة للعملاء تساعد في تجنب الاحتيال وغسيل الأموال عبر تقييم المخاطر وفحص الخلفيات باستخدام LiveAgent. تشمل حماية المعلومات، التحقق من الهوية، العقوبات، وتقييم المخاطر.

المحتويات

قم بحماية معلوماتك

طي الكل توسعة الكل

غير ذلك HR قوائم التحقق

Crisis Communication Plan

تعد قائمة التحقق من العناية الواجبة للعملاء (CDD) جزءًا مهمًا من برنامج امتثال أي شركة. حيث يساعد هذا المستند الشركات على تحديد وتقييم المخاطر المرتبطة بعملائها. وللتخفيف من هذه التهديدات المحتملة، يجب على الشركات جمع معلومات حول عملائها واتخاذ خطوات للتحقق منها. في هذا المنشور، سنناقش المكونات الرئيسية لقائمة تحقق من العناية الواجبة للعملاء CDD ونقدم أمثلة على كيفية إكمال كل خطوة.

أهمية قائمة التحقق من العناية الواجبة للعميل

يعد أداء العناية الواجبة تجاه العملاء CCD عملية حاسمة لأي منظمة أو مؤسسة مالية. ومن خلال استكمال وثيقة تحدد الخطوات الضرورية التي يتعين عليهم اتخاذها، يمكن للشركات التأكد من وفائهم بالتزاماتهم القانونية والتنظيمية. بالإضافة إلى ذلك، كما أن قائمة التحقق من الامتثال للعناية الواجبة للعميل CDD يمكن أن تساعد الشركات على تحديد وتقييم المخاطر المحتملة لممارسة الأعمال التجارية مع بعض العملاء. ومن خلال القيام بكل ما هو ضروري للتخفيف من هذه المخاطر، يمكن للشركات والمؤسسات المالية حماية نفسها من الخسائر المالية المحتملة.

من يمكنه الاستفادة من قائمة التحقق من العناية الواجبة تجاه العملاء؟

الشركات التي تتعامل مع العملاء

يمكنهم جميعًا الاستفادة من وجود قائمة تحقق من العناية الواجبة تجاه العملاء (CDD) لمساعدتهم على تجنب أي مشاكل قانونية أو مالية قد تنتج عن عدم بذل العناية الواجبة تجاه العملاء. وباتباع الخطوات الواردة في قائمة التحقق، حيث يمكنهم التأكد من أنهم يتخذون الاحتياطات اللازمة لتجنب أي مشاكل محتملة.

الشركات المطلوبة للامتثال للوائح مكافحة غسل الأموال (AML)

تتطلب لوائح مكافحة غسيل الأموال (AML) من الشركات اتخاذ تدابير إضافية لمنع تمويل الأنشطة الإجرامية. جزء من هذه المتطلبات التنظيمية يشمل استكمال العناية الواجبة للعملاء (CDD). ومن خلال وجود قائمة تحقق لذلك، يمكن للشركات التأكد من أنها في حالة امتثال مستمر للوائح مكافحة غسل الأموال (AML).

أي منظمة أو مؤسسة مالية تريد حماية نفسها من المخاطر المالية المرتبطة بعملائها

يمكن لمثل هذا المستند أن يساعد الشركات في تحديد وتقييم أي تهديدات محتملة يمثلها عملاؤها. من خلال اتخاذ خطوات للتخفيف من هذه المخاطر، حيث يمكن للشركات حماية نفسها من الخسائر المالية التي قد تحدث نتيجة لذلك.

استكشف قائمة التحقق من العناية الواجبة للعملاء

اختبر أمان شبكاتك وأنظمتك وتأكد من تدريب موظفيك على أفضل ممارسات حماية البيانات.

لماذا تعد حماية معلوماتك أمرًا مهمًا؟

لحماية شركتك من أي خسائر مالية محتملة قد تحدث في حالة سرقة أي من هويات عملائك. بالإضافة إلى ذلك، إذا تم اختراق أنظمتك، فقد تتعرض لغرامات كبيرة من الهيئات التنظيمية.

كيف تحمي معلوماتك؟

أولاً، يجب أن يكون لديك ضوابط داخلية وسياسة لأمن البيانات تحدد الإجراءات المعقولة التي يجب عليك اتخاذها لحماية شبكاتك وأنظمتك. بعد ذلك، تحقق من تدريب كافة موظفيك على أفضل ممارسات حماية البيانات مثل عدم مشاركة كلمات المرور أو تنزيل ملفات ليست من مصادر موثوقة.

ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لتأمين معلوماتك؟

جدران الحماية – لحماية شبكاتك من التهديدات الخارجية
أنظمة كشف التسلل – لمراقبة شبكاتك بحثًا عن أي نشاط مشبوه
برنامج منع فقدان البيانات – لمنع تسرب البيانات الحساسة
تشفير البيانات – لحماية بياناتك أثناء النقل
التحكم في الوصول – لتقييد وصول الموظف إلى البيانات الحساسة
تدريب الموظفين – لتثقيف موظفيك حول أفضل ممارسات أمان البيانات
تأمين الأمن السيبراني – لحماية شركتك ماليًا في حالة حدوث خرق للبيانات

اجمع وتأكد من أسماء عملائك وعناوينهم وتواريخ ميلادهم ومعلومات التعريف الأخرى.

لماذا يعتبر التحقق من هويات العملاء مهمًا؟

يساعد هذا في التأكد من أنك تتخذ إجراءات معقولة للتأكد من أن العملاء هم من يدعون. ونتيجةً لذلك، سيساهم ذلك في منع سرقة الهوية والاحتيال، بالإضافة إلى الامتثال للوائح مكافحة غسل الأموال AML.

كيف تتحقق من هوية العميل؟

اجمع معلوماتهم من خلال نموذج عبر الإنترنت أو استبيان “اعرف عميلك” (KYC) وتأكد من مطابقتها لسجلاتك. بعد ذلك، يجب عليك تأكيد صحة التفاصيل من خلال الحصول على نسخ من وثائق الهوية الخاصة بهم مثل جوازات السفر أو رخص القيادة.

ما هي الأدوات التي يجب استخدامها للتحقق من هوية العملاء؟

النماذج عبر الإنترنت و/أو استبيانات “اعرف عميلك” KYC – لجمع معلومات العملاء
وثائق الهوية – لتأكيد تفاصيل العميل

ابحث عن أسماء عملائك في قوائم العقوبات للتأكد من أنك لا تتعامل مع أي أفراد أو كيانات مقيدة.

ما أهمية التحقق من العقوبات؟

إذا كنت تتعامل مع شخص يخضع لعقوبات، فقد تواجه غرامات باهظة أو حتى عقوبة السجن. على هذا النحو، يجب عليك التحقق من العقوبات قبل الدخول في أي تعاملات تجارية.

كيف تتحقق من العقوبات؟

الأكثر شيوعًا هو البحث عن أسماء عملائك في قوائم العقوبات. عادة ما يتم الاحتفاظ بهذه القوائم من قبل الوكالات الحكومية أو جهات إنفاذ القانون أو المؤسسات المالية، مما يعني أنها تحتوي على معلومات دقيقة ومحدثة.

ما هي الأدوات التي يجب استخدامها للتحقق من العقوبات؟

قوائم العقوبات – للتحقق مما إذا كان عملاؤك أفرادًا أو كيانات مقيدة
الوكالات الحكومية و/أو المؤسسات المالية – للحصول على معلومات دقيقة ومحدثة

بعد أن تقوم بجمع معلوماتهم والتحقق منها، يجب عليك بعد ذلك تقييم ملف تعريف مخاطر العميل المرتبط.

ما أهمية إجراء تقييم مخاطر العميل؟

يساعدك تقدير مدى احتمالية ارتكابهم للاحتيال أو ما إذا كانت هناك أي مخاطر لغسيل الأموال على تحديد مستوى العناية الواجبة المطلوبة لكل نوع من العملاء. على سبيل المثال، ستحتاج أنواع العملاء عالية الخطورة إلى الخضوع لفحوصات أكثر صرامة من تلك منخفضة المخاطر.

كيف تقوم بإجراء تقييم مخاطر العميل؟

يمكنك تسجيل نقاط لكل فرد من عملائك بناءً على عوامل مثل بلدهم الأصلي، والصناعة، وسجل المعاملات. حيث سيعطيك القيام بذلك فكرة أفضل عن هوية عملائك ذوي المخاطر العالية، وبالتالي يتطلب المزيد من العناية الواجبة.

ما الأدوات التي يجب استخدامها لإجراء تقييم مخاطر العميل؟

تسجيل النقاط – للحصول على تقييمات قائمة على عوامل مخاطرة معينة للعملاء
تقييمات مخاطر الدولة – للتحقق من مستوى المخاطر العام في موقع العميل
تقييمات مخاطر الصناعة – للتحقق من مستوى المخاطر الخاصة بالقطاع

بناءً على نتائج تقييمك، قد تحتاج إلى جمع مزيد من التفاصيل من عملائك.

لماذا يعد جمع معلومات إضافية أمرًا مهمًا؟

يساعد في التحقق من هويتهم وتقييم مستويات المخاطر الخاصة بهم. على سبيل المثال، يمكنك أن تطلب نسخًا من بياناتهم المالية.

كيف تقوم بجمع معلومات إضافية؟

يمكنك طلب المستندات المطلوبة مباشرة من العميل الخاص بك أو من خلال نموذج عبر الإنترنت. بمجرد الحصول عليها، تحقق من تطابق المعلومات مع ما لديك بالفعل في الملف.

ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لجمع معلومات إضافية؟

النماذج عبر الإنترنت – لطلب مستند رسمي من عميلك
مستندات إضافية مثل كشوف الحسابات البنكية – لإجراء مزيد من التقييمات لفئات مخاطر العملاء

بعد أن تقوم بجمع جميع المعلومات الضرورية، يجب عليك التحقق منها للتأكد من صحة كل شيء.

ما أهمية التحقق من التفاصيل؟

يساهم القيام بذلك في حماية عملك من الاحتيال والمخاطر المحتملة لغسيل الأموال. للقيام بذلك، قد تحتاج إلى تأكيد عنوان العميل أو مكان العمل، على سبيل المثال.

كيف تتحقق من مزيد من التفاصيل؟

هناك عدة طرق للقيام بذلك، مثل الاتصال بالعميل أو إرسال رسالة إليه. يمكنك أيضًا استخدام خدمات الجهات الخارجية كمصدر مستقل للتحقق من هويتهم و/أو عنوانهم.

ما هي الأدوات التي يجب استخدامها للتحقق من مزيد من التفاصيل؟

مكالمات هاتفية – للتواصل مع العميل مباشرة
خطابات – للتحقق من عنوان العميل
خدمات جهات خارجية – لعملية تحقق إضافية، على سبيل المثال التحقق من الهوية أو تأكيد العنوان

اعتمادًا على نتائج العملية حتى الآن، قد تحتاج إلى إجراء تحقق إضافي من عملائك.

لماذا يُعد إجراء فحوصات عن الخلفية أمرًا مهمًا؟

يساعد ذلك في إجراء تقييم إضافي لمستوى مخاطر العميل ويضمن أن يكونوا هم من يدّعون. في هذه المرحلة، يجب عليك التحقق من سجلاتهم الجنائية أو تاريخهم المالي إذا لزم الأمر.

كيف تقوم بإجراء فحوصات عن الخلفية؟

من خلال البحث في قواعد البيانات على الإنترنت أو الاستعانة بخدمة احترافية. بمجرد حصولك على المعلومات المطلوبة، يجب عليك مراجعتها بعناية للبحث عن أي علامات حمراء.

ما الأدوات التي يجب استخدامها لإجراء فحوصات عن الخلفية؟

قواعد البيانات على الإنترنت
خدمات احترافية
تقارير الائتمان
قوائم المراقبة العالمية – للتحقق من وجود أي عقوبات أو تعرض جنائي

إذا كنت لا تزال غير متأكد من عميل معين، فيمكنك دائمًا تعيين شخص ما لتمثيلك قانونيًا.

لماذا يعد تعيين محاميًا أمرًا مهمًا؟

يمكنهم تقديم مشورة الخبراء بشأن نهجك في إجراءات العناية الواجبة للعملاء والتأكد من أن كل شيء يتم بشكل صحيح. كما يمكن للمحامي أيضًا المساعدة في حل أي مشكلات قانونية قد تنشأ عند التعامل مع العملاء.

كيف توظف محامي؟

يمكنك البحث على الإنترنت أو طلب توصيات من شبكة علاقاتك. وبمجرد العثور على عدد قليل من المرشحين المحتملين، تحقق من مؤهلاتهم وخبراتهم للتأكد من أنهم مناسبون للوظيفة. ثم قم بإجراء مقابلة معهم لمعرفة ما إذا كانوا مناسبين لعملك.

ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لتوظيف محام؟

البحث عبر الإنترنت – للعثور على المرشحين المحتملين
أدلة البحث – للبحث عن محامين مؤهلين
مراجعة المؤهلات والخبرة – للتأكد من أن المرشح مناسب للوظيفة

حتى بعد الانتهاء من عملية العناية الواجبة للعملاء، لا يزال يتعين عليك مراقبة أفعالهم.

لماذا تعتبر مراقبة نشاط العميل أمرًا مهمًا؟

للتحقق من عدم قيامهم بأي معاملات مشبوهة وإعطائك فرصة للرد إذا كانت كذلك. فإذا لاحظت أن أحد العملاء الرئيسيين يقوم بعمليات سحب كبيرة أو متكررة، على سبيل المثال، يجب عليك إجراء مزيد من التحقيق للبحث عن علامات محتملة لغسيل الأموال.

كيف تراقب نشاط العميل؟

قم بمراجعة كشوف حسابات الشركة أو سجل المعاملات بانتظام. وإذا لاحظت أي شيء غير عادي، فاتخذ الإجراء المناسب مثل الاتصال بالعميل أو الإبلاغ عن نشاطه المشكوك فيه إلى السلطات المختصة.

woman mapping out process on three posters

ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لمراقبة نشاط العميل؟

كشوفات الحساب – للبحث عن أي معاملات مشبوهة
سجلات المعاملات – لتتبع نشاط العميل بمرور الوقت
مراجعات منتظمة – لضمان عدم تفويت أي نشاط مشبوه

يجب أن تكون على دراية أيضًا بما إذا كان العميل قد بدأ في المشاركة في أي نشاط مشكوك فيه، فقد يكون هذا مؤشرًا على أن شيئًا ما ليس صحيحًا.

لماذا يعد ملاحظة التغييرات في السلوك أمرًا مهمًا؟

يمكن أن يساعدك على تحديد المشاكل المحتملة في وقت مبكر واتخاذ الإجراءات لمنعها من التسبب في الضرر. تتيح لك ملاحظة أي نشاط غير عادي إجراء مزيد من التحقيق ومعرفة ما إذا كان العميل متورطًا في أي إجراءات إجرامية قبل فوات الأوان.

كيف نلاحظ التغييرات في السلوك؟

انتبه إلى الطريقة التي يتصرف بها العميل عندما تتفاعل معه وتتبع أنشطته التجارية بمرور الوقت. وإذا لاحظت أي انحرافات عن الطبيعي، فيجب عليك إثارة المشكلة معهم مباشرةً أو وضع علامة على الحساب لمراقبة مستمرة عن كثب.

ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لملاحظة التغييرات في السلوك؟

تتبع الأنشطة بمرور الوقت – لاكتشاف أي شيء غير عادي
وضع علامة على الحساب – لتمييز أحد الحسابات على أنه من المحتمل أن يكون مريبًا

حتى لو بدا أن كل شيء يسير على ما يرام، فلا يزال يتعين عليك التواصل مع عملائك بعد فترة زمنية معينة.

لماذا يعد إجراء عمليات تسجيل الوصول المنتظمة أمرًا مهمًا؟

لبناء علاقة جيدة مع العملاء والحفاظ عليها، فضلاً عن السماح لك بسؤالهم عن أي تغييرات في ظروفهم أو أعمالهم يمكن أن تؤثر على حساباتهم أو أنشطتهم معك. تظهر عمليات تسجيل الوصول المنتظمة أنك تستثمر في العميل ونجاحه.

كيف يتم إجراء عمليات تسجيل الوصول المنتظمة؟

استخدم نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) لجدولة اتصال منتظم مع العملاء مرة واحدة على الأقل كل عام (ولكن بشكل متكرر أكثر إن أمكن)، أو قم بإعداد نظام تذكير لنفسك. كما يمكنك أيضًا التواصل ببساطة عندما يكون لديك شيء محدد للمناقشة، والاتصال بهم عبر طريقة الاتصال المفضلة لديهم باستخدام برنامج LiveAgent لمكتب المساعدة. سيساعد هذا في الحفاظ على علاقات جيدة مع العملاء.

ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لإجراء عمليات تسجيل الوصول المنتظمة؟

نظام إدارة علاقات العملاء – لتخزين معلوماتهم وجدولة الاتصال
LiveAgent – للاتصال بهم مباشرة عبر قناتهم المفضلة
تذكيرات التقويم – لمساعدتك على تتبع الوقت الذي حددت فيه موعدًا للاتصال بكل عميل

إذا كنت تعتقد أن أحد العملاء معرض لخطر غسيل الأموال أو أي نشاط إجرامي آخر، فيجب عليك إبلاغ السلطات المختصة بذلك.

ما أهمية الإبلاغ عن نشاط الحساب المشبوه؟

إنه متطلب قانوني منك أن تفعل ذلك، ويساعد على حماية كلًا من شركتك والمجتمع الأوسع من الأذى. حيث يجب عليك اتخاذ إجراء إذا كان لديك أي اشتباه في غسل الأموال أو أي أنشطة إجرامية أخرى، لأن هذه جرائم خطيرة والتي يمكن أن يكون لها عواقب بعيدة المدى.

كيف يتم الإبلاغ عن نشاط الحساب المشبوه؟

هناك طرق مختلفة للإبلاغ عن أي نشاط مشبوه، اعتمادًا على البلد أو المنطقة التي تعيش فيها. في الولايات المتحدة، على سبيل المثال، يمكنك تقديم “تقرير نشاط مشبوه” (SAR) إلى “شبكة تنفيذ الجرائم المالية” (FinCEN).

ما الأدوات التي يجب استخدامها للإبلاغ عن نشاط الحساب المشبوه؟

تقرير نشاط مشبوه SAR – لتقديم تقرير لدى شبكة تنفيذ الجرائم المالية FinCEN في الولايات المتحدة
السلطات ذات الصلة – للإبلاغ في البلدان والمناطق الأخرى

أفضل ممارسات العناية الواجبة تجاه العملاء

قم بإجراء فحص عن الخلفية لكافة العملاء، بما في ذلك الفحوصات الجنائية والسجلات الائتمانية

ضع في اعتبارك استخدام “برنامج تحديد هوية العميل” (CIP) للتحقق من هوية العميل. سيتضمن ذلك عادةً جمع معلومات معينة عن العميل والتحقق منها، مثل الاسم وتاريخ الميلاد ورقم الضمان الاجتماعي. كما يجب عليك أيضًا إجراء فحوصات جنائية وائتمانية للتأكد من أن العميل ليس لديه أي سجل من الجرائم المالية أو أي نشاط غير قانوني آخر.

قم بطلب ومراجعة نسخ من التراخيص والتصاريح التجارية

عند تسجيل وإعداد عميل جديد، تأكد من أنك تطلب الاطلاع على هذه المستندات وأي مستندات أخرى لها علاقة بسجلاتك التاريخية. حيث أن هذا سيساعدك على التأكد من شرعية العميل وأن عمله يعمل بشكل قانوني.

تحقق من معلومات الاتصال الخاصة بالعميل

من المهم التحقق من أن التفاصيل الموجودة في الملف صحيحة ومُحدّثة. يتضمن ذلك الاسم وعنوان البريد الإلكتروني والعنوان البريدي ورقم الهاتف. كما يجب عليك أيضًا التأكد من وجود طريقة للوصول إلى العميل في حالة حدوث أي حالات طارئة.

تحقق من ملفات تعريف العميل على وسائل التواصل الاجتماعي بحثًا عن أي علامات حمراء

يمكن أن تكون وسائل التواصل الاجتماعي طريقة رائعة للتعرف على عملائك، ولكن من المهم أيضًا التحقق من وجود أي علامات قد تشير إلى أنهم ليسوا من يدّعون أو أنهم يشاركون في أي أنشطة غير قانونية. حيث يتضمن ذلك البحث عن المراجعات الزائفة أو الملفات الشخصية التي يتابعونها أو التعليقات في المكان غير المناسب أو أي نوع آخر من السلوك المشبوه.

اطلب إحالات من الشركات الأخرى التي عملت مع العميل

إذا لم تكن متأكدًا من عميل ما، فإن إحدى الطرق للحصول على قدر من راحة البال هي التحدث إلى الشركات الأخرى التي تعاملت معهم من قبل. حيث يمكن أن يساعدك هذا في التأكد من أنهم شرعيين وجديرين بالثقة وموثوق بهم للعمل معهم، مما سيزيد من فرص وجود علاقة جيدة مع هؤلاء العملاء.

التقِ بالعميل شخصيًا للتعرف على عملياتهم التجارية

إذا كان ذلك ممكنًا، فمن الجيد دائمًا إجراء مناقشة وجهًا لوجه مع شخص ما قبل التعامل معه. حيث أن هذا الأمر سيعطيك فرصة للتعرف عليهم بشكل أفضل والتعرف على أعمالهم بشكل مباشر. كما أنها أيضًا فرصة لطرح أي أسئلة قد تكون لديك والحصول على مزيد من الطمأنينة بأنهم من يدّعون.

ملخص لقائمة التحقق من العناية الواجبة للعميل

قم بحماية معلوماتك
تحقق من هوية العميل
تحقق من وجود عقوبات
قم بإجراء تقييم لمخاطر العميل
اجمع معلومات إضافية
تحقق من المعلومات الإضافية
قم بإجراء فحوصات عن الخلفية
قم بتوظيف محاميًا
قم بمراقبة نشاط العميل
لاحظ أي تغييرات في السلوك
قم بإجراء عمليات تسجيل وصول منتظمة باستخدام LiveAgent
قم بالإبلاغ عن نشاط الحساب المشبوه

Frequently Asked Questions

What is customer due diligence?
CDD is the process of thoroughly investigating a potential customer before entering into a business relationship with them. CDD is an important part of any risk management plan because it can help protect your company from becoming involved in illegal or unethical activities. Not performing CCD is therefore a risk-based approach that may have serious consequences for your business.
How can I conduct a customer due diligence program?
Ask lots of questions and do some research. By completing a customer due diligence form or following a compliance checklist like the one given in this article, you can be sure that you've carried out thorough checks. Taking the time to implement proper customer due diligence measures will pay off in the long run.
What are the risks of not completing a customer due diligence checklist?
Firstly, your company could be liable for any losses incurred by the other party as a result of your negligence. Second, you could be subject to civil or criminal penalties if it is discovered that you have engaged, even unknowingly, in money laundering or other financial crimes. Thirdly, you may miss out on important information about the other party that could be critical to your decision-making process. Finally, your company could be blacklisted for not meeting regulatory requirements or by financial institutions if you are found to have conducted business with individuals or entities in high-risk categories.
How can I learn more about customer due diligence?
A great place to start is the Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) Resource Guide from the US Department of Justice. The guide covers a wide range of topics related to customer due diligence that should be considered when performing CCD.