قائمة تحقق شاملة من العناية الواجبة تجاه العملاء لمساعدة الشركات على تحديد مخاطر العملاء من خلال تأمين البيانات والتحقق من الهويات والتحقق من العقوبات وتقييم المخاطر ومراقبة الأنشطة والإبلاغ عن السلوك المريب للوفاء بالالتزامات القانونية ومنع التهديدات.
قائمة التحقق من العناية الواجبة تجاه العملاء
المحتويات
0/0
قائمة التحقق من العناية الواجبة تجاه العملاء (CDD) هي جزء حاسم من برنامج الامتثال في أي عمل تجاري. تساعد هذه الوثيقة الشركات على تحديد وتقييم المخاطر المرتبطة بعملائها. للتخفيف من تلك التهديدات المحتملة، يجب على الشركات جمع معلومات عن عملائها واتخاذ خطوات للتحقق منها. في هذا المنشور، سنناقش المكونات الرئيسية لقائمة التحقق من العناية الواجبة تجاه العملاء ونقدم أمثلة على كيفية إكمال كل خطوة.
أهمية قائمة التحقق من العناية الواجبة تجاه العملاء
إجراء العناية الواجبة تجاه العملاء هو عملية حاسمة لأي منظمة أو مؤسسة مالية. من خلال إكمال وثيقة تحدد الخطوات الضرورية التي يجب عليهم اتخاذها، يمكن للشركات التأكد من أنها تفي بالتزاماتها القانونية والتنظيمية. بالإضافة إلى ذلك، يمكن لقائمة التحقق من الامتثال للعناية الواجبة تجاه العملاء أن تساعد الشركات على تحديد وتقييم المخاطر المحتملة للقيام بأعمال تجارية مع بعض العملاء. من خلال القيام بكل ما هو ضروري للتخفيف من تلك المخاطر، يمكن للشركات والمؤسسات المالية حماية نفسها من الخسائر المالية المحتملة.
من يمكن أن يستفيد من قائمة التحقق من العناية الواجبة تجاه العملاء؟
الشركات التي تتعامل مع العملاء
يمكن لهم جميعاً الاستفادة من وجود قائمة تحقق من العناية الواجبة تجاه العملاء لمساعدتهم على تجنب أي مشاكل قانونية أو مالية قد تنشأ من عدم إجراء العناية الواجبة على العملاء. من خلال اتباع الخطوات الموجودة في قائمة التحقق، يمكنهم التأكد من أنهم يتخذون الاحتياطات اللازمة لتجنب أي مشاكل محتملة.
الشركات المطلوبة للامتثال لأنظمة مكافحة غسيل الأموال
تتطلب أنظمة مكافحة غسيل الأموال (AML) من الشركات اتخاذ تدابير إضافية لمنع تمويل الأنشطة الإجرامية. يتضمن جزء من هذه المتطلبات التنظيمية إكمال العناية الواجبة تجاه العملاء. من خلال وجود قائمة تحقق لهذا، يمكن للشركات التأكد من أنها في امتثال مستمر مع أنظمة مكافحة غسيل الأموال.
أي منظمة أو مؤسسة مالية تريد حماية نفسها من المخاطر المالية المرتبطة بعملائها
يمكن لمثل هذه الوثيقة أن تساعد الشركات على تحديد وتقييم أي تهديدات محتملة يشكلها عملاؤها. من خلال اتخاذ خطوات للتخفيف من تلك المخاطر، يمكن للشركات حماية نفسها من الخسائر المالية التي قد تحدث نتيجة لذلك.
استكشف قائمة التحقق من العناية الواجبة تجاه العملاء
قائمة التحقق من العناية الواجبة تجاه العملاء
اختبر أمان شبكاتك وأنظمتك وتأكد من أن موظفيك مدربون على أفضل الممارسات الأمنية للبيانات.
لماذا يعتبر تأمين معلوماتك مهماً؟
لحماية عملك من أي خسائر مالية محتملة قد تحدث إذا تم سرقة هويات أي من عملائك. بالإضافة إلى ذلك، إذا تم اختراق أنظمتك، قد تكون عرضة لغرامات ثقيلة من الهيئات التنظيمية.
كيفية تأمين معلوماتك؟
أولاً، يجب أن يكون لديك ضوابط داخلية وسياسة أمان بيانات موضوعة تحدد التدابير المعقولة التي يجب عليك اتخاذها لحماية شبكاتك وأنظمتك. بعد ذلك، تحقق من أن جميع موظفيك مدربون على أفضل الممارسات الأمنية للبيانات مثل عدم مشاركة كلمات المرور أو تنزيل الملفات التي لا تأتي من مصادر موثوقة.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لتأمين معلوماتك؟
جدران الحماية – لحماية شبكاتك من التهديدات الخارجية
أنظمة كشف الاختراق – لمراقبة شبكاتك عن أي نشاط مريب
برامج منع فقدان البيانات – لمنع تسرب البيانات الحساسة
تشفير البيانات – لحماية بياناتك أثناء النقل
التحكم في الوصول – لتقييد وصول الموظفين إلى البيانات الحساسة
تدريب الموظفين – لتثقيف موظفيك حول أفضل الممارسات الأمنية للبيانات
تأمين الأمن السيبراني – لحماية عملك مالياً في حالة حدوث خرق بيانات
اجمع وأكد أسماء عملائك وعناوينهم وتواريخ ميلادهم والمعلومات الأخرى التي تحدد هويتهم.
لماذا يعتبر التحقق من هويات العملاء مهماً؟
يساعد هذا على التأكد من أنك تتخذ تدابير معقولة للتأكد من أن العملاء هم من يقولون أنهم عليه. نتيجة لذلك، سيساهم هذا في منع سرقة الهوية والاحتيال، وكذلك الامتثال لأنظمة مكافحة غسيل الأموال.
كيفية التحقق من هويات العملاء؟
اجمع معلوماتهم من خلال نموذج عبر الإنترنت أو استبيان اعرف عميلك (KYC) وتحقق من أنها تطابق سجلاتك. بعد ذلك، يجب عليك تأكيد أن التفاصيل صحيحة من خلال الحصول على نسخ من وثائق هويتهم مثل جوازات السفر أو رخص القيادة.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها للتحقق من هويات العملاء؟
النماذج عبر الإنترنت و/أو استبيانات اعرف عميلك – لجمع معلومات العملاء
وثائق الهوية – للتأكد من تفاصيل العملاء
ابحث عن أسماء عملائك في قوائم العقوبات للتأكد من أنك لا تتعامل مع أي أفراد أو كيانات مقيدة.
لماذا يعتبر التحقق من العقوبات مهماً؟
إذا تعاملت مع شخص تحت العقوبات، فقد تواجه غرامات ثقيلة أو حتى السجن. على هذا النحو، يجب عليك التحقق من العقوبات قبل الدخول في أي معاملات تجارية.
كيفية التحقق من العقوبات؟
الطريقة الأكثر شيوعاً هي البحث عن أسماء عملائك في قوائم العقوبات. عادة ما يتم الاحتفاظ بهذه القوائم من قبل الوكالات الحكومية أو إنفاذ القانون أو المؤسسات المالية، مما يعني أنها تحتوي على معلومات دقيقة وحديثة.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها للتحقق من العقوبات؟
قوائم العقوبات – للتحقق مما إذا كان عملاؤك أفراداً أو كيانات مقيدة
الوكالات الحكومية و/أو المؤسسات المالية – للحصول على معلومات دقيقة وحديثة
بعد جمع والتحقق من معلوماتهم، يجب عليك بعد ذلك تقييم ملف تعريف مخاطر العملاء المرتبط.
لماذا يعتبر إجراء تقييم مخاطر العملاء مهماً؟
تقدير احتمالية ارتكابهم للاحتيال أو ما إذا كانت هناك أي مخاطر لغسيل الأموال يساعدك على تحديد مستوى العناية الواجبة المطلوبة لكل نوع من العملاء. على سبيل المثال، ستحتاج أنواع العملاء عالية المخاطر إلى الخضوع لفحوصات أكثر صرامة من تلك منخفضة المخاطر.
كيفية إجراء تقييم مخاطر العملاء؟
يمكنك تقييم عملائك الفرديين بناءً على عوامل مثل بلد منشأهم والصناعة وسجل المعاملات. سيعطيك القيام بذلك فكرة أفضل عن من هم عملاؤك ذوو المخاطر الأعلى، وبالتالي يتطلبون عناية واجبة أكثر.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لإجراء تقييم مخاطر العملاء؟
التقييم – للتصنيفات بناءً على عوامل مخاطر العملاء المحددة
تقييمات مخاطر البلد – للتحقق من مستوى المخاطر الإجمالي في موقع العميل
تقييمات مخاطر الصناعة – للتحقق من مستوى المخاطر الخاص بالقطاع
اعتماداً على نتائج تقييمك، قد تحتاج إلى جمع مزيد من التفاصيل من عملائك.
لماذا يعتبر جمع معلومات إضافية مهماً؟
يساعد على التحقق الإضافي من هويتهم وتقييم مستويات المخاطر الخاصة بهم. على سبيل المثال، يمكنك أن تقرر طلب نسخ من بياناتهم المالية.
كيفية جمع معلومات إضافية؟
يمكنك طلب المستندات المطلوبة مباشرة من عميلك أو من خلال نموذج عبر الإنترنت. بمجرد حصولك عليها، تحقق من أن المعلومات تطابق ما لديك بالفعل في ملفك.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لجمع معلومات إضافية؟
بعد جمع جميع المعلومات الضرورية، يجب عليك بعد ذلك التحقق منها للتأكد من أن كل شيء صحيح.
لماذا يعتبر التحقق من التفاصيل الإضافية مهماً؟
يساهم القيام بذلك في حماية عملك من الاحتيال والمخاطر المحتملة لغسيل الأموال. للقيام بذلك، قد تحتاج إلى تأكيد عنوان العميل أو مكان عمله، على سبيل المثال.
كيفية التحقق من التفاصيل الإضافية؟
هناك عدة طرق للقيام بذلك، مثل الاتصال بالعميل أو إرسال رسالة له. يمكنك أيضاً استخدام خدمات الطرف الثالث كمصدر مستقل للتحقق من هويته و/أو عنوانه.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها للتحقق من التفاصيل الإضافية؟
المكالمات الهاتفية – للاتصال بالعميل مباشرة
الرسائل – للتحقق من عنوان العميل
خدمات الطرف الثالث – لعملية تحقق إضافية، مثل فحص الهوية أو تأكيد العنوان
اعتماداً على نتائج العملية حتى الآن، قد تحتاج إلى إجراء تحقق إضافي من عملائك.
لماذا يعتبر إجراء فحوصات الخلفية مهماً؟
يساعد هذا على تقييم مستوى مخاطر العميل بشكل أكبر ويضمن أنهم من يقولون أنهم عليه. في هذه المرحلة، يجب عليك التحقق من سجلاتهم الجنائية أو السجل المالي إذا اعتبر ذلك ضرورياً.
كيفية إجراء فحوصات الخلفية؟
من خلال البحث في قواعس البيانات عبر الإنترنت أو توظيف خدمة احترافية. بمجرد حصولك على المعلومات المطلوبة، يجب عليك مراجعتها بعناية للبحث عن أي علامات تحذيرية.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لإجراء فحوصات الخلفية؟
قواعس البيانات عبر الإنترنت
الخدمات الاحترافية
تقارير الائتمان
قوائم المراقبة العالمية – للتحقق من أي عقوبات أو تعرض جنائي
إذا كنت لا تزال غير متأكد من عميل معين، يمكنك دائماً توظيف شخص لتمثيلك قانونياً.
لماذا يعتبر استئجار محامٍ مهماً؟
يمكنهم تقديم نصائح خبيرة حول نهجك لإجراءات العناية الواجبة تجاه العملاء والتأكد من أن كل شيء يتم بشكل صحيح. يمكن للمحامي أيضاً المساعدة في حل أي مشاكل قانونية قد تنشأ عند التعامل مع العملاء.
كيفية استئجار محامٍ؟
يمكنك البحث عبر الإنترنت أو طلب توصيات من شبكتك. بمجرد العثور على عدة مرشحين محتملين، تحقق من مؤهلاتهم وخبرتهم للتأكد من أنهم مناسبون للوظيفة. ثم قابلهم لترى ما إذا كانوا سيكونون مناسبين لعملك.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لاستئجار محامٍ؟
البحث عبر الإنترنت – للعثور على مرشحين محتملين
الدلائل – للبحث عن محامين مؤهلين
مراجعة المؤهلات والخبرة – للتأكد من أن المرشح مناسب للوظيفة
حتى بعد إكمال عملية العناية الواجبة تجاه العملاء، يجب عليك الاستمرار في مراقبة أفعالهم.
لماذا تعتبر مراقبة نشاط العملاء مهمة؟
للتحقق من أنهم لا يقومون بأي معاملات مريبة وإعطاؤك فرصة للتفاعل إذا كانوا كذلك. إذا لاحظت أن عميلاً رئيسياً يقوم بسحب كبير أو متكرر، على سبيل المثال، يجب عليك التحقيق بشكل أكبر للبحث عن علامات غسيل أموال محتملة.
كيفية مراقبة نشاط العملاء؟
راجع بانتظام كشوف حساباتهم التجارية أو سجل معاملاتهم. إذا لاحظت أي شيء غير عادي، اتخذ إجراءً مناسباً مثل الاتصال بالعميل أو الإبلاغ عن نشاطهم المريب إلى السلطات ذات الصلة.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لمراقبة نشاط العملاء؟
كشوف الحسابات – للبحث عن أي معاملات مريبة
سجلات المعاملات – لتتبع نشاط العملاء بمرور الوقت
المراجعات المنتظمة – للتأكد من عدم تفويت أي نشاط مريب
يجب عليك أيضاً أن تكون على دراية إذا بدأ العميل في الانخراط في أي نشاط مريب، لأن هذا قد يكون مؤشراً على أن شيئاً ما ليس صحيحاً.
لماذا يعتبر ملاحظة التغييرات في السلوك مهماً؟
يمكن أن يساعدك على تحديد المشاكل المحتملة مبكراً واتخاذ إجراء لمنعها من التسبب في الضرر. يسمح لك ملاحظة أي نشاط غير عادي بالتحقيق بشكل أكبر ومعرفة ما إذا كان العميل ينخرط في أي إجراءات إجرامية قبل فوات الأوان.
كيفية ملاحظة التغييرات في السلوك؟
انتبه إلى الطريقة التي يتصرف بها العميل عند التفاعل معه وتتبع أنشطته التجارية بمرور الوقت. إذا لاحظت أي انحرافات عن المعتاد، يجب عليك طرح المشكلة معهم مباشرة أو وضع علامة على الحساب لمراقبة أكثر دقة ومستمرة.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لملاحظة التغييرات في السلوك؟
تتبع الأنشطة بمرور الوقت – للبحث عن أي شيء غير عادي
وضع علامة على الحساب – لتحديد حساب كمريب محتمل
حتى إذا بدا أن كل شيء يسير بشكل جيد، يجب عليك الاتصال بعملائك بعد فترة زمنية معينة.
لماذا يعتبر إجراء فحوصات منتظمة مهماً؟
لبناء والحفاظ على علاقة عملاء جيدة، وكذلك السماح لك بسؤالهم عن أي تغييرات في ظروفهم أو عملهم قد تؤثر على حسابهم أو أنشطتهم معك. تظهر الفحوصات المنتظمة أنك مستثمر في العميل ونجاحه.
كيفية إجراء فحوصات منتظمة؟
استخدم نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) لجدولة الاتصال المنتظم مع العملاء مرة واحدة على الأقل كل سنة (لكن بشكل متكرر أكثر إن أمكن)، أو قم بإعداد نظام تذكير لنفسك. يمكنك أيضاً ببساطة التواصل عندما يكون لديك شيء محدد للنقاش، والاتصال بهم عبر قناتهم المفضلة باستخدام برنامج مكتب المساعدة LiveAgent. سيساعدك هذا على الحفاظ على علاقات جيدة مع العملاء.
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها لإجراء فحوصات منتظمة؟
نظام إدارة علاقات العملاء – لتخزين معلوماتهم وجدولة الاتصال
LiveAgent – للاتصال بهم مباشرة عبر قناتهم المفضلة
تذكيرات التقويم – لمساعدتك على تتبع موعد جدولة الاتصال مع كل عميل
إذا كنت تعتقد أن العميل معرض لخطر غسيل الأموال أو أي نشاط إجرامي آخر، يجب عليك الإبلاغ عنه إلى السلطات ذات الصلة.
لماذا يعتبر الإبلاغ عن نشاط الحساب المريب مهماً؟
إنها متطلب قانوني لك للقيام بذلك، وتساعد على حماية عملك والمجتمع الأوسع من الضرر. يجب عليك اتخاذ إجراء إذا كان لديك أي اشتباه في غسيل الأموال أو أي أنشطة إجرامية أخرى، لأن هذه جرائم خطيرة يمكن أن يكون لها عواقب بعيدة المدى.
كيفية الإبلاغ عن نشاط الحساب المريب؟
هناك طرق مختلفة للإبلاغ عن النشاط المريب، اعتماداً على البلد أو المنطقة التي تعيش فيها. في الولايات المتحدة، على سبيل المثال، يمكنك تقديم تقرير نشاط مريب (SAR) إلى شبكة إنفاذ جرائم مالية (FinCEN).
ما هي الأدوات التي يجب استخدامها للإبلاغ عن نشاط الحساب المريب؟
تقرير النشاط المريب – لتقديم تقرير إلى FinCEN في الولايات المتحدة
السلطات ذات الصلة – للإبلاغ في دول ومناطق أخرى
أفضل الممارسات في العناية الواجبة تجاه العملاء
أجرِ فحص خلفية على جميع العملاء، بما في ذلك فحوصات السجل الجنائي والائتمان
فكر في استخدام برنامج تحديد العملاء (CIP) للتحقق من هوية العميل. عادة ما يتضمن هذا جمع والتحقق من معلومات معينة عن العميل، مثل اسمه وتاريخ ميلاده ورقم الضمان الاجتماعي. يجب عليك أيضاً إجراء فحوصات جنائية وائتمانية للتأكد من أن العميل ليس لديه أي سجل لجرائم مالية أو أنشطة غير قانونية أخرى.
اطلب ومراجعة نسخ من تراخيص الأعمال والتصاريح
عند إضافة عميل جديد، تأكد من أنك تطلب رؤية هذه وأي مستندات أخرى ذات صلة لسجلاتك التاريخية. سيساعدك هذا على تأكيد أن العميل شرعي وأن عمله يعمل بشكل قانوني.
تحقق من معلومات الاتصال الخاصة بالعميل
من المهم التحقق من أن التفاصيل التي لديك في ملفك صحيحة وحديثة. يتضمن هذا اسمهم وعنوان بريدهم الإلكتروني وعنوان بريدهم ورقم هاتفهم. يجب عليك أيضاً التأكد من أن لديك طريقة للوصول إلى العميل في حالة حدوث أي حالات طوارئ.
تحقق من ملفات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بالعميل بحثاً عن أي علامات تحذيرية
يمكن أن تكون وسائل التواصل الاجتماعي طريقة رائعة للتعرف على عملائك، لكن من المهم أيضاً البحث عن أي علامات قد تشير إلى أنهم ليسوا من يقولون أنهم عليه أو ينخرطون في أي أنشطة غير قانونية. يتضمن هذا البحث عن تقييمات مزيفة والملفات الشخصية التي يتابعونها أو التعليقات غير المناسبة أو أي نوع آخر من السلوك المريب.
اطلب إحالات من الشركات الأخرى التي عملت مع العميل
إذا كنت غير متأكد من عميل، فإن إحدى الطرق للحصول على بعض راحة البال هي التحدث إلى شركات أخرى قامت بأعمال تجارية معهم من قبل. يمكن أن يساعدك هذا على تأكيد أنهم شرعيون وجديرون بالثقة وموثوقون للعمل معهم، مما سيزيد من فرص وجود علاقة عملاء جيدة معهم.
التقِ بالعميل شخصياً للحصول على فهم لعمليات عملهم
إن أمكن، من الجيد دائماً إجراء نقاش وجهاً لوجه مع شخص ما قبل القيام بأعمال تجارية معه. سيعطيك هذا فرصة للتعرف عليهم بشكل أفضل والتعرف على عملهم مباشرة. إنها أيضاً فرصة لطرح أي أسئلة قد تكون لديك والحصول على مزيد من الطمأنينة بأنهم من يقولون أنهم عليه.
العناية الواجبة تجاه العملاء هي عملية التحقيق الشامل في العميل المحتمل قبل الدخول في علاقة عمل معه. تعتبر العناية الواجبة تجاه العملاء جزءاً مهماً من أي خطة إدارة مخاطر لأنها يمكن أن تساعد في حماية شركتك من الانخراط في أنشطة غير قانونية أو غير أخلاقية. عدم إجراء العناية الواجبة تجاه العملاء هو بالتالي نهج قائم على المخاطر قد يكون له عواقب وخيمة على عملك.
كيف يمكنني إجراء برنامج العناية الواجبة تجاه العملاء؟
اطرح الكثير من الأسئلة وقم ببعض البحث. من خلال ملء نموذج العناية الواجبة تجاه العملاء أو اتباع قائمة التحقق من الامتثال مثل تلك المعطاة في هذه المقالة، يمكنك التأكد من أنك أجريت فحوصات شاملة. سيؤتي الوقت المستثمر في تنفيذ تدابير العناية الواجبة المناسبة تجاه العملاء ثماره على المدى الطويل.
ما هي مخاطر عدم إكمال قائمة التحقق من العناية الواجبة تجاه العملاء؟
أولاً، قد تكون شركتك مسؤولة عن أي خسائر يتكبدها الطرف الآخر نتيجة إهمالك. ثانياً، قد تكون عرضة لعقوبات مدنية أو جنائية إذا تم اكتشاف أنك انخرطت، حتى بدون علم، في غسيل أموال أو جرائم مالية أخرى. ثالثاً، قد تفوتك معلومات مهمة عن الطرف الآخر قد تكون حاسمة في عملية اتخاذ القرار. أخيراً، قد يتم إدراج شركتك في القائمة السوداء لعدم الوفاء بالمتطلبات التنظيمية أو من قبل المؤسسات المالية إذا تم اكتشاف أنك أجريت أعمالاً تجارية مع أفراد أو كيانات في فئات عالية المخاطر.
كيف يمكنني معرفة المزيد عن العناية الواجبة تجاه العملاء؟
مكان رائع للبدء هو دليل قانون الممارسات الفاسدة بالخارج (FCPA) من وزارة العدل الأمريكية. يغطي الدليل مجموعة واسعة من المواضيع المتعلقة بالعناية الواجبة تجاه العملاء التي يجب أخذها في الاعتبار عند إجراء العناية الواجبة تجاه العملاء.
حسّن خدمة العملاء لديك باستخدام قائمة التحقق الشاملة من التدقيق. قيّم الجودة وحدد فجوات التحسين وجمع البيانات وتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية. قم بتدريب الموظفين و...
تحسين خدمة العملاء باستخدام قائمة التحقق من ضمان الجودة. إنشاء بطاقة الأداء، تقييم الأداء، إدارة القنوات، وتفعيل الوكلاء. استخدام الأدوات والتعليقات لتبسيط العم...
