الدردشة المباشرة للمؤسسات التعليمية وغير الحكومية

تكوين العلاقات الشخصية هو أحد الأركان الأساسية للمنظمات التعليمية وغير الحكومية. يعتمد على الاهتمام، والسمعة، والدعم من الطلاب، أو المانحين، أو أصحاب المصلحة.

فتحت الاتصالات الرقمية الباب لإمكانيات جديدة لاستراتيجية إعداد الطلاب والتخطيط وجمع التبرعات.

تعد الدردشة المباشرة أداة مثالية لأي مؤسسة تتطلع إلى تحديث خدمة العملاء وتكوين علاقات طويلة الأمد.

ما هي الدردشة المباشرة؟

إذا كنت تتساءل عن ماهية الدردشة المباشرة بالضبط، فيمكننا تقسيمها إلى ثلاثة مكونات أساسية تشكل قناة اتصال واحدة كاملة.

• برنامج الدرشدة المباشرة
• أداة الدردشة المباشرة
• دعم الدردشة المباشرة

Live chat software هو جزء من قناة شاملة معقدةبرنامج مكتب المساعدةيتضمن التذاكر، ومركز الاتصال، وشبكات التواصل الاجتماعي، وقاعدة المعرفة، وبوابة العملاء وغيرها الكثير.

يقدم برنامج الدردشة المباشرة العديد من الميزات لخدمة العملاء للاستفادة منها، مما يمنحهم ميزة على قنوات الاتصال الأخرى عند التعامل مع الاستفسارات عبر الإنترنت.

أداة الدردشة المباشرة هي نافذة رسائل تستند إلى المتصفح يتم تنشيطها عند النقر فوق أداة الدردشة ، والمعروفة أيضًا باسم the chat button. هي نافذة رسائل تستند إلى المتصفح يتم تنشيطها عند النقر فوق أداة الدردشة، والمعروفة أيضًا باسم

يمكن العثور على موضع النمط المصمم مسبقًا لكل زر والرسوم المتحركة وما إلى ذلك في ملف معرض زر الدردشة or created entirely من البداية بتطبيق الكود الخاص بك.

قم بتضمين زر الدردشة في صفحاتك المستهدفة، مثل التسجيل أو الأسئلة الشائعة أو التبرعات، وشاهد النتائج الإيجابية.

دعم الدردشة المباشرة هي خدمة تقدمها المنظمة للجمهور خارجيًا أوداخليالموظفيها. إنها أسرع طريقة لحل أي من زوار موقع الويب الذين يحتاجون إليها، حيث يتم إجراء كل جلسة في الوقت الفعلي، مع وكيل دردشة حقيقيبدلاً من المستجيب الآلي (الشات بوت)

ما هي مزايا الدردشة المباشرة عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني؟

لنكن صريحين. لن يصبح الهاتف أو البريد الإلكتروني مهملين في أي وقت قريبًا. في الواقع، لا تزال القناة المفضلة للعديد من العملاء. هناك العديد من الأسباب لذلك، ولكن مما لا جدال فيه أن الدردشة المباشرة قد تزايدت في شعبيتها منذ أن أصبح استخدام الإنترنت للتواصل أمرًا معتادًا.

لقد تبنى الجيل الألفي بشكل خاص برامج الدردشة الحية. أكثر من 63٪ من يفضل جيل الألفية للإجابة على استفسارات دعم العملاء الأساسية عبر الدردشة المباشرة .

نظرًا لأن برامج الدردشة الحديثة أصبحت أكثر تعقيدًا، فقد أصبحت مزاياها عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أكثر وضوحًا.

إذن ما هي تلك المزايا؟

دعونا نلقي نظرة على الثلاثة الأوائل.

• خفض متوسط وقت الانتظار . يتطلب كل من الهاتف والبريد الإلكتروني جهدًا كبيرًا من المستخدم للتواصل. ثم يتعلق الأمر بالانتظار في طابور الهاتف للوصول إلى الوكيل أو الكتابة وانتظار الرد. لا تعد الدردشة المباشرة فورية فحسب، بل يمكن للوكلاء أيضًا إرفاق جميع أنواع الملفات الضرورية مثل المستندات أو الاتفاقيات المدمجة.

• تعدد المهام . يتفهم الوكلاء المعاناة التي يتطلبها التبديل بين الهواتف أو البريد الإلكتروني لمساعدة عملائهم باستمرار. يمكن لمشغلي الدردشة المباشرة التعامل مع الدردشات المتعددة بسهولة دون كسر تركيزهم على أداء المهام في الخلفية.

النتيجة؟ انخفاض تكاليف التشغيل وزيادة عائد الاستثمار ، حيث لن تحتاج إلى توظيف فرق ضخمة للتعامل مع قنوات الاتصال الخاصة بك. فائدة كبيرة لكل من المؤسسات التعليمية والمنظمات غير الحكومية ، حيث تعمل في كثير من الأحيان بميزانية محدودة.

في حال أصبحت طلبات الدردشات أكثر من اللازم للتعامل معها، يمكن للمسؤولين لديك دائمًا إعداد عدد الدردشات التي يمكن أن يقوم بها وكيل معين في نفس الوقت أو إجمالي الحد الأقصى لطول قائمة الانتظار .

• حجم التذاكر المنخفض . إن الشعور بالارتباك من المكالمات الواردة أو البريد الإلكتروني هو أمر مألوف جدًا لأي شخص يعمل في خدمة العملاء. ليس هذا فقط ، ولكن استفسارات الهاتف أو البريد الإلكتروني تستغرق وقتًا أطول لحلها. وجود خيار للاتصال بفريق الدعم الخاص بك مباشرةً من موقع الويب

كل هذا ممكن مع الدردشة المباشرة، حيث تتم جميع الاتصالات من جهاز الكمبيوتر الخاص بك بينما يتصفح العملاء المحتملين أو المنتظمين موقعك.

لا تحتاج حتى إلى جهاز كمبيوتر. تم تحسين الدردشة المباشرة للهواتف المحمولة والأجهزة المماثلة الأخرى ، حتى يتمكن فريقك من الاستجابة من أي مكان إلى أي نظام أساسي.

ما هي فوائد استخدام الدردشة المباشرة للمؤسسات التعليمية والمنظمات غير الحكومية؟

شهدت الشركات التعليمية وغير الهادفة للربح تغييرات كبيرة في استراتيجيات التسويق والخدمات الخاصة بهم في السنوات الأخيرة. المحرك الرئيسي هو التكنولوجيا. نظرًا لأنه أصبح الاتصال عالميًا أسهل ، زاد الاهتمام أيضًا من الطلاب أو المنظمات الدولية.

التواصل الفعال هو مفتاح بناء الولاء .

فوائد الدردشة المباشرة للتعليم

• مساعدة الطلاب في تقديم الطلبات أو التسجيلات أو أي إجراءات أخرى
• نصائح فورية
• اقتراحات لدورات مختلفة
• تعزيز الثقة في مؤسستك الطلابية وهيئتها الطلابية
• تحسين مشاركة الطلاب وأولياء الأمور
• زيادة الطلبات والتسجيلات

مزايا الدردشة المباشرة لمؤسسات المنظمات غير الحكومية:

• زيادة المشاركة مع الجهات المانحة
• تكييف نهج الأجيال المختلفة
• دعم المانحين مستقر مقابل تجربة خدمة إيجابية
• التفاهم المحسن بين المتبرعين ومنظمتك
• جمع البيانات لاستراتيجيتك المقبلة لجمع التبرعات
• قم بتوجيه المتبرعين خلال مراحل مختلفة من اتخاذ القرار، على سبيل المثال أثناء عملية التبرع.

ما ميزات الدردشة المباشرة التي يمكن أن تستخدمها المؤسسات التعليمية والمنظمات غير الحكومية في إستراتيجية دعم العملاء الخاصة بهم؟

• Universal Inbox

من الأهمية بمكان الاحتفاظ بمعلومات وملفات تعريف الأفراد أو المتبرعين التجاريين أو الطلاب كجزء من استراتيجية جمع التبرعات أو أصحاب المصلحة أو التسجيل التالية.

يتم تحويل كل جلسة دردشة إلى تذاكر وحفظها في صندوق وارد عام ومشترك. يمكن لوكلاء الدردشة جمع وتخزين البيانات من المحادثات، بفضل CRM المدمج . سيتمكن أي وكيل من الرد لأنه سيكون لديه جميع المعلومات اللازمة جاهزة ومتاحة في جميع الأوقات.

• <دعوة محادثة استباقية:

إحدى أهم الميزات الأساسية ومتعددة الأغراض، دعوة الدردشة الاستباقية ، هي رسالة منبثقة موقوتة تظهر على موقع الويب كدعوة مخصصة أو مقدمة.

من خلال مراقبةعنوان URL الحالي لزوار الدردشة المباشرة ، يمكنك التواصل وتقديم يد المساعدة. يمكن للوكلاء إنشاء دعوات فردية أو متعددة أو إيقاف تشغيلها تمامًا إذا كان جميع الوكلاء يشاركون في محادثات أخرى.

• عرض الكتابة الفوري

ميزة اختيارية ولكنها مفيدة للوكلاء الذين يفضلون أن يكونوا متقدمين بخطوة على العملاء. أثناء محادثة الدردشة ، يمكن للموظف ملاحظة ما يكتبه وإعداد الإجابة قبل أن يقوم العميل بالضغط على الإرسال.

• Canned responses

تعمل الردود الجاهزة على تبسيط سير العمل باستخدام الردود النصية القصيرة المحفوظة والمحددة مسبقًا على الأسئلة الأكثر شيوعًا.

• توزيع الدردشة 

يعد توجيه الدردشة أمرًا حيويًا إذا كان من المفترض أن تصل الدردشة إلى القسم الصحيح للكلية ذات الصلة أو فريق مشروع الحملة. يمكن للوكلاء أو مسؤولي الدردشة الاختيار من بين ثلاثة خيارات مسار محددة مسبقًا لضمان اتصال سريع ودقيق:

• تعيين عشوائي
• رنين للجميع
• الاستفادة القصوى

• Tags 

يمكن إضافة العلامات إما يدويًا أو تلقائيًا إلى كلمات أو عبارات محددة ، وبالتالي إنشاء سير عمل مخصص لوكيل فردي.

• بعد مسح الدردشة

يسمح بالمدخلات والتعليقات من العملاء وترتيب كفاءة الوكيل أو الرضا العام عن جلسة الدردشة.

• دردشة متعددة اللغات 

يمكن للطلاب أو المكونات أو المتبرعين أن يأتوا من أي ركن من أركان العالم. تتيح الدردشة المباشرة لمؤسستك أن تصبح عالمية حقًا باستخدام أدوات قابلة للتكيف مع اللغة .

• فيديو شات 

لتوفير لمسة شخصية أكثر لخدمة العملاء الخاصة بك، استخدم الفيديو والدردشة في وقت واحد. قم بإعداده بنفس طريقة زر الدردشة عن طريق وضع زر الدردشة الحية بالفيديو على الصفحات المحددة لموقعك على الويب.

إذا كنت ترغب في رؤية جميع خططنا ذات الأسعار المعقولة التي تقدم ميزات إضافية ، فانتقل إلى صفحة التسعير .

ما هي المبادئ التوجيهية والقواعد الخاصة بمحادثة الدردشة؟

تختلف محادثات الدردشة اعتمادًا على الموقف، ولكن يجب اتباع بعض البروتوكولات والقواعد في الاتصال عبر الإنترنت.

فرديًا أو في مجموعات ، يجب أن يمتلك أي ناشط دردشة مجموعة كاملة من مهارات خدمة العملاء بدءًا من المهارات الصعبة مثل محو الأمية الحاسوبية ، إتقان القواعد ، أو سرعة الكتابة إلى المهارات اللينة مثل التعاطف والصبر. تشكل كل هذه آداب الدردشة عبر الإنترنت كاملة.

تعد محادثات الدردشة الحية بمثابة تبادل سريع للمعلومات، لذلك يجب أن يكون الوكلاء خبراء في الموضوع. تنفيذ وصيانة قاعدة المعرفة كمصدر رائع للمعلومات للوكلاء والعملاء الذين يفضلون الخدمة الذاتية للدعم التقليدي.

هل يمكن للاستعانة بمصادر خارجية لدعم العملاء أن تجلب أرباحًا إلى المؤسسات التعليمية والمنظمات غير الحكومية؟

أصبح من المعتاد بشكل متزايد أن تقوم شركة أو مؤسسة بالاستعانة بمصادر خارجية لفرق خدمة العملاء.

المحفزات الأساسية هي إدارة الوقت، وشواغل الميزانية، وتوزيع عبء العمل. لا توظف معظم المؤسسات التعليمية والمنظمات غير الحكومية فرق دعم ضخمة أو تعمل على مدار الساعة ، لذا فإن ساعات دعمها محدودة لحسن الحظ، توجد مراكز متخصصة لهذا السبب بالذات.

تعرف على المزيد حول فائدة الاستعانة بمصادر خارجية لحساب LiveAgent الخاص بك هنا .

كيفية دمج برامج الدردشة المبارة في موقع الويب الخاص بك؟

يعد دمج زر الدردشة المباشرة في موقع الويب الخاص بك أمرًا سهلاً مثل تعلم 2+2=4. عندما تقوم بالتسجيل وتلقي تسجيل الدخول لحساب LiveAgent الخاص بك ، كل ما عليك فعله هو ببساطة نسخ ولصق كود HTML .

هل تعرف ما هو الشيء العظيم؟ ليست هناك حاجة لتنزيل أي برامج إضافية. ومع ذلك ، إذا كنت ترغب في التكامل مع برامج الجهات الخارجية أو التطبيقات أو المكونات الإضافية لتحسين تجربة خدمة العملاء ، يتم دعمه بالكامل من خلال تكامل Native أو Zapier.

الحماية

قم بحماية بيانات الطلاب والمتبرعين. ستحافظ ميزات الأمان المدمجة في LiveAgent على راحة بالك علماً أن جميع بياناتهم آمنة ومضمونة.

هنا بعض من ميزات الحماية نحن نقدم

• BAN IPs
• التحقق بخطوتين
• HTTPS تشفيرات
• مراكز بيانات متعددة
• GDPR
• API security

قاعدة المعرفة

كما يقول المثل، “المعرفة قوة”. مع وضع ذلك في الاعتبار، لديناقاعدة البيانات يتم تحديثها باستمرار بمعلومات جديدة. ليس ذلك فحسب، بل نشجع أيضًا مشتركينا على المساهمة أيضًا أو بناء مجتمع من خلال موقعنابوابة العميل.