كيف تبدأ بريدًا إلكترونيًا (نصائح + نماذج)

مما يجعل من البريد الإلكتروني إحدى الوسائل المهمة في التواصل أن هناك أكثر من 300 مليار بريد إلكتروني يتم إرساله واستلامه كل يوم. فمعرفة الطريقة التي تستهلّ بها بريدك الإلكتروني الخاص بالعمل التجاري بطريقة مهنية – خصوصًا عندما تكتب إلى شخص لا تعرفه – يمكن أن يكون صعبًا على المسوقين، ومندوبي المبيعات، وممثلي خدمة العملاء على حد سواء.

في الواقع ، كيف تبدأ بريدك الإلكتروني يمكن أن تحدث فرقًا بين قيام المستلم بإغلاق البريد الإلكتروني على الفور (وحذفه) أو القراءة. تقدم المقالة التالية بعض النصائح حول كيفية بدء بريد إلكتروني مع بعض أكثر تحيات البريد الإلكتروني شيوعًا ومبتدئين البريد الإلكتروني التي يمكنك استخدامها في مراسلات عملك.

ما يجب تضمينه في بداية رسائلبريدك الإلكتروني

1.التحية أو التحية

ابدأ بتحية مناسبة بناءً على مدى الرسمية التي تحتاجها. قم دائمًا بتضمين اسم المستلم (إذا كنت تعرف ذلك) لجعل التحية أكثر جاذبية. أخيرًا وليس آخرًا ، تحقق جيدًا من كتابة اسم المستلم بشكل صحيح. نصيحتنا الاحترافية؟ انسخ أسمائهم والصقها كما رأينا في رسائل البريد الإلكتروني السابقة أو توقيعات البريد الإلكتروني أو مواقع الويب للتأكد من عدم ارتكاب أي أخطاء إملائية.

2. مقدمة وسبب الكتابة (إذا لزم الأمر)

عند الكتابة إلى شخص ما لأول مرة ، قدم نفسك وقم بتضمين جملة موجزة حول الهدف من بريدك الإلكتروني. يمكن أن تحدد هذه الجملة ما إذا كان المستلم سيقرأ بريدك الإلكتروني أو يتجاهله ، لذا تأكد من أن هدفك واضح ومقنع.

إذا كان لديك أصدقاء أو زملاء أو معارف مشتركون ، فذكرهم لأن هذا قد يزيد من فرصك في الحصول على رد. على سبيل المثال ، يمكنك إجراء حذف دقيق للاسم مثل هذا: “مرحبًا [Name] ، قابلت صديقنا المشترك ريتشارد (من [الشركة]) خلال عطلة نهاية الأسبوع وذكر أنك بحاجة إلى أداة مكتب مساعدة جديدة ، مثل المزود لم يعد يقطعها بعد الآن … “

3. عبارة افتتاحية / تمنيات طيبة (اختياري)

إذا لم تكتب إلى المستلم لفترة طويلة أو إذا كانت لديك علاقة غير رسمية مع المستلم ، فسيكون من المناسب تضمين ملاحظة سريعة وإيجابية مثل “أتمنى أن تكون بخير”. هذا يمكن أن يضبط النغمة الصحيحة لبقية بريدك الإلكتروني.

بدلاً من ذلك ، إذا شارك المستلم بعض التحديثات على LinkedIn أو وسائل التواصل الاجتماعي الأخرى ، فلا تتردد في تهنئته على آخر إنجازاته (الشخصية والمهنية على حد سواء). يمكنك أن تقول شيئًا مثل “تهانينا على ترقيتك” أو “تهانينا ، إنه لأمر ممتع أن ترى [شركة المستلم] تحصل على مثل هذا العميل المهم مثل [الشركة]”.

4. سطر شكر (اختياري)

بناءً على السياق ، يمكنك إضافة سطر “شكرًا” قصيرًا لمراسلات البريد الإلكتروني الخاصة بك. على سبيل المثال ، إذا اتصل بك العميل المحتمل / العميل لتقديم استفسار ، فإن عبارة “شكرًا لك على التواصل” أو “شكرًا لك على الاتصال بـ [الشركة]” أمر لا بد منه. ومع ذلك ، عندما تضع ملاحظة شكر ، من المهم أن تجعلها مخصصة ، لأن ملاحظات الشكر القياسية (مثل تلك المذكورة أعلاه) تكون عامة جدًا ويمكن أن تبدو باردة أو متوترة.

بمجرد إضافة اسم قبل سطر الشكر الخاص بك ، تبدو الرسالة أكثر دفئًا ودعوة. إليك مثال: “إميلي ، شكرًا جزيلاً على اتصالك بـ [الشركة] وإثارة هذه المشكلة. أنت محق تماما…”

أمثلة وقوالب لبدء بريد إلكتروني

تحيات البريد الإلكتروني الإحترافية

” مرحبا [اسم]” ربما يكون أكثر تحية البريد الإلكتروني شيوعًا والأكثر استخدامًا في عالم الأعمال. يوصى عمومًا بهذه التحية لأنماط الاتصال شبه الرسمية وغير الرسمية. إذا كنت تريد أن تكون أكثر رسمية قليلاً ، يمكن استبدال “مرحبًا” بكلمة “مرحبًا”.

عزيزي [الاسم] “مناسب أيضًا للتواصل الرسمي وغير الرسمي. من أجل راحتك ، أعددنا قائمة كاملة من التحيات العامة الأخرى التي يمكنك الاختيار من بينها عند بدء بريدك الإلكتروني المهني. تحقق منها:

---

---

---

---

عبارات عامة لفتح البريد الإلكتروني

بعد التحية ، يمكنك تضمين جملة افتتاحية قصيرة لبدء بريدك الإلكتروني. ومع ذلك ، من الأفضل تجنب مثل هذه الجمل إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا أو ترسل بريدًا إلكترونيًا باردًا إلى عميل محتمل ، حيث يمكن أن تكون ودية للغاية. فيما يلي بعض الأمثلة الأكثر شيوعًا لمفاتيح البريد الإلكتروني:

متابعة عبارات فتح البريد الإلكتروني

إذا لم تكن متأكدًا مما تكتبه في بداية رسالة المتابعة الإلكترونية ، ففكر في تضمين إحدى العبارات الافتتاحية التالية للبريد الإلكتروني التي يمكن أن تكسر الجمود:

الرد على عبارات فتح البريد الإلكتروني

عند الرد على عميل أو عميل محتمل ، يكون سطر “شكرًا” القصير مناسبًا في كثير من الحالات. إذا لم تكن متأكدًا من كيفية تضمين عبارة “شكرًا لك” أو كنت بحاجة إلى مزيد من الإلهام ، فراجع بعض البدائل لدينا:

كيف تبدأ البريد الإلكتروني للمبيعات الباردة

عند كتابة رسالة بريد إلكتروني باردة إلى عميل محتمل ، فإن الفقرة الأولى ستحدد ما إذا كان العميل المحتمل سيجد رسالتك تستحق القراءة ، لذلك من المهم أن تبهر وتبرز. فيما يلي بعض الأمثلة لما يمكنك تضمينه في الفقرة التمهيدية:

إذا كنت ترغب في معرفة المزيد ، تحقق من قوالب البريد الإلكتروني للمبيعات الباردة.                  

كيف تبدأ البريد الإلكتروني لمتابعة المبيعات

قد تكون متابعة عميل محتمل ، خاصةً إذا لم يرد على رسالتك (رسائل) السابقة ، أمرًا صعبًا. إذا كان الأمر كذلك ، فجرّب إحدى الجمل الافتتاحية الفعالة للبريد الإلكتروني – فقد تكون مفيدة!

إذا كنت ترغب في معرفة المزيد ، تحقق من قوالب البريد الإلكتروني للمبيعات الباردة.

كيفية بدء بريد إلكتروني ترحيبي بعد الشراء / العميل

عندما يشتري شخص ما منتجك أو يشترك في خدمتك ، يجب أن تشكره أو ترحب به في “العائلة” للتأكد من أن علاقتك بدأت بداية رائعة. أفضل طريقة للقيام بذلك هي كتابة بريد إلكتروني ترحيبي يتضمن رسالة شكر ومقدمة قصيرة وأي معلومات مفيدة.

لا تتردد في التحقق من المزيد من قوالب البريد الإلكتروني بعد الشراء والترحيب بقوالب البريد الإلكتروني.

كيف تبدأ البريد الإلكتروني لخدمة العملاء

يجب أن تبدأ كل رسالة بريد إلكتروني لخدمة العملاء تقريبًا بملاحظة “شكرًا لك” ، سواء كانت الرد على طلب خدمة عملاء بسيط أو الرد على شكوى عميل. إليك كيف يمكن أن تبدو كما يلي:

إذا كنت ترغب في معرفة المزيد ، تحقق من قوالب خدمة العملاء.

كيف تبدأ رسالة بريد إلكتروني للاعتذار من العميل

عند الرد على العملاء الغاضبين أو الساخطين ، تأكد من إظهار التعاطف وإصدار اعتذار نيابة عن عملك. إليك كيف يمكنك القيام بذلك:

ملخص

بداية البريد الإلكتروني للنشاط التجاري (التحية والسطر الافتتاحي والجملة الأولى) هو أول ما يراه المستلم عند فتح بريدك الإلكتروني. من خلال بدء بريدك الإلكتروني بطريقة احترافية ، من المرجح أن تخلق انطباعًا إيجابيًا عنهم. تعتمد التحية التي تستخدمها والجمل القليلة الأولى التي تختارها لبدء رسائل البريد الإلكتروني المهنية الخاصة بك على جمهورك وسياق اتصالك. استخدم تحيات البريد الإلكتروني وعبارات افتتاح البريد الإلكتروني المذكورة أعلاه كمطالبات عندما لا تكون متأكدًا من كيفية بدء بريدك الإلكتروني التالي إلى عميل أو عميل محتمل غير متوقع.

تذكر إعادة التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك بحثًا عن أي أخطاء إملائية أو نحوية ، وتأكد دائمًا من تهجئة اسم المستلم بشكل صحيح. نصيحتنا الأخيرة هي أن نجعلها قصيرة ولطيفة ، حيث لا أحد يريد أن يقرأ رسائل بريد إلكتروني طويلة. انتقل إلى صلب الموضوع بسرعة باستخدام نبرة الصوت الصحيحة ، وستكون ذهبيًا.

أسئلة مكررة

لماذا يهم كيف تبدأ رسائل بريدك الإلكتروني ؟

من خلال بدء بريدك الإلكتروني بطريقة احترافية ، من المرجح أن تخلق انطباعًا أوليًا إيجابيًا لدى المستلم. عندما تكتب إلى شخص ما لأول مرة ، فإن هذا الانطباع أمر بالغ الأهمية لأنه يمكن أن يشجع جمهورك ليس فقط على قراءة رسالتك ولكن أيضًا الرد عليها.

ما هي تحيات رسائل البريد الإلكتروني التي يجب أن أتجنبها؟

“مرحبًا [الاسم المستعار]” و “مرحبًا [الاسم]!” غير رسمية جدًا ويجب استخدامها فقط إذا كنت قد قمت بتبادل رسائل البريد الإلكتروني من قبل ولديك علاقة جيدة مع المستلم. من ناحية أخرى ، تعتبر عبارة “إلى من يهمه الأمر” و “سيدي أو سيدتي العزيزة” رسمية للغاية ، وقديمة بعض الشيء ، لذا يجب استخدامها فقط في الاتصالات الرسمية أو عندما لا تعرف الأسماء الدقيقة للأشخاص أنت تكتب إليه “.

هل يجب أن تبدأ بريدًا إلكترونيًا بطريقة رسمية أو غير رسمية؟

عادةً ما يكون بدء بريد إلكتروني بطريقة غير رسمية وشخصية أكثر جاذبية ، ومع ذلك ، فإن الكتابة بأسلوب غير رسمي ومريح للغاية يمكن أن يؤدي في الواقع إلى إبعاد جمهورك. إذا لم تكن متأكدًا من النبرة التي يجب اتباعها ، فإن أسلم رهان لك هو أن تكون رسميًا أكثر من كونك غير رسمي وودود بشكل مفرط. إذا لزم الأمر ، يمكنك دائمًا ضبط نغمتك بناءً على الرد الذي تتلقاه من المستلم.

نوع البرنامج النصي = “application / ld + json”> { “context”: “https://schema.org”، “type”: “FAQPage”، “الرئيسية”: [{ “type”: “سؤال”، “name”: “لماذا يهم كيف تبدأ رسائلك الإلكترونية؟”، ” Accept Answer”: { “@اكتب الاجابة”، “text “: “من خلال بدء بريدك الإلكتروني بطريقة احترافية ، من المرجح أن تخلق انطباعًا أوليًا إيجابيًا لدى المستلم. عندما تكتب إلى شخص ما لأول مرة ، يكون هذا الانطباع أمرًا بالغ الأهمية لأنه يمكن أن يشجع جمهورك على لا تقرأ رسالتك فحسب ، بل ترد عليها أيضًا “. } } ، { “type”: “سؤال”، “name”: “ما هي رسائل البريد الإلكتروني التي يجب أن أتجنبها؟”، “Acceptanswer”: { “@اكتب الاجابة”، “text”: “مرحبًا [الاسم المستعار]” و “مرحبًا [الاسم]!” غير رسمية جدًا ويجب استخدامها فقط إذا كنت قد قمت بتبادل رسائل البريد الإلكتروني من قبل ولديك علاقة جيدة مع المستلم. ومن ناحية أخرى ، تعتبر عبارة “لمن يهمه الأمر” و “سيدي أو سيدتي العزيزة” رسمية للغاية ، وقليلاً قديمة لذا يجب استخدامها فقط في الاتصالات الرسمية أو عندما لا تعرف الأسماء الدقيقة للأشخاص الذين تكتب إليهم “. } } ، { “type”: “سؤال”، “الاسم”: “هل يجب أن تبدأ بريدًا إلكترونيًا بطريقة رسمية أم غير رسمية؟” ، “Acceptanswer”: { “@اكتب الاجابة”، “text”: “إن بدء بريد إلكتروني بطريقة غير رسمية وشخصية يكون بشكل عام أكثر جاذبية ، ومع ذلك ، فإن الكتابة بأسلوب غير رسمي ومريح للغاية يمكن أن يؤدي في الواقع إلى إبعاد جمهورك. إذا لم تكن متأكدًا من الأسلوب الذي يجب اتخاذه ، فأكثر الرهان هو أن تكون رسميًا أكثر من كونه عاديًا وودودًا. إذا لزم الأمر ، يمكنك دائمًا تعديل نبرة صوتك بناءً على الرد الذي تتلقاه من المستلم. } }] }