نماذج بريد الإخطار بالدفع من LiveAgent تقدم قوالب جاهزة لمساعدة الشركات على تحسين عمليات تحصيل الدفعات. تتضمن الممارسات المثلى إرسال بريد من شخص حقيقي، تفعيل الردود، وتذكير العميل بما قد يخسره.
يعد عدم نجاح عمليات الدفع حقيقة مرّة يعاني منها معظم شركات مقدمي البرمجيات كخدمة وأصحاب الأعمال التجارية المبنية على الاشتراك، مما يسبب لهم خسارة بنسبة 9% من عائدهم الشهري بالمتوسط تقريبًا. ولحسن الحظ، فإن معظم عمليات الدفع غير الناجحة تحصل عن غير قصد، وبدون أن يدرك الزبون حتى ما حصلإلى أن يصلهم بريد إخطار بالدفع. وبالرغم من أنه من الممكن أن تشكّل تجربة باعثة على الإحباط لفريقك والعميل في آن واحد، إلا أنه يمكنك استخدام رسائل بريد إخطار بالدفع بحيث تكون مكتوبة بشكل جيد لمنع الاضطراب غير المتوقع، واستعادة المال المفقود. إليك بعض النقاط المهمة لتتذكر متى تقوم بإنشاء وإرسال رسائل بريد إخطار بالدفع إلى عملائك، مع بعض نماذج بريد الإخطار بالدفع والتي يكون استخدامها فعالًا والمستقاة من تجارب وأمثلة حقيقية.
إن رسائل بريد الإخطار بالدفع هو نوع من رسائل بريد التحويلات المالية (وعادة ما تتكون من سلسلة من الرسائل) والتي يقوم بإرسالها أصحاب المشاريع القائمة على الاشتراك والشركات التي تقدم البرمجيات كخدمة لإشعار الزبائن حول مشاكل عمليات الدفع، مثل فشل عمليات الدفع للاشتراك، والبطاقات الائتمانية منتهية الصلاحية، أو عمليات الدفع المتأخرة. وتعد رسائل البريد هذه بمثابة تحديث للمستخدمين حول حالة الحسابات لديهم وتزويدهم بخيار تحديث بيانات الدفع لديهم من أجل إجراء عملية دفع للاستمرار في استخدام منتج أو خدمة معينة. إن رسائل بريد الإخطار بالدفع طريقة فعالة لتقليل الاضطراب لدى الزبون وزيادة احتمالية المحافظة عليه.
حتى إذا كانت رسائل بريد الإخطار الدفع تلقائية بشكل كامل، فإن إرسالهم من شخص حقيقي يجعل منهم أكثر واقعية ومصداقية ويساعد في ملاحظتهم من قبل المستخدم. وقد أظهر بحث بأن استخدام اسم شخص بدلًا من اسم شركة في عنوان البريد يمكن أن يزيد من نسبة فتح البريد بنسبة 35%.
قم بالتأكد من إرسالك رسائل بريد الإخطار بالدفع من عنوان بريد يمكن لزبائنك الرد عليه في حال واجهوا أي مشاكل أو أرادوا طرح المزيد من الأسئلة. وأما عن عناوين “لا تقم بالرد” فقد تسهم بمزيد من الإحباط لدى العميل لأنك لم تسهّل عليهم الوصول إليك مجددًا إذا ما رغبوا في ذلك.
بدلًا من إشعار الزبائن ببساطة بأن عملية الدفع لم تكتمل وسؤالهم عن تحديث تفاصيل بيانات بطاقتهم الائتمانية، يمكنك إضافة طابع الحالة الطارئة. قم بتذكيرهم بما يمكن أن يخسروه إذا لم يقوموا بالمطلوب (مثل خسارة إمكانية الدخول إلى حسابهم وبياناتهم التأريخية، وانقطاع الخدمة، إلخ.).
إن تضمين دعوة واضحة للعمل واحد من الأجزاء الهامة من رسائل بريد الإخطار بالدفع. قم بإضافة رابط مباشر يمكن أن يحول العملاء مباشرة لتحديث بيانات الدفع بدون فتح نافذة أخرى، أو تسجيل الدخول، أو الضغط هنا وهناك. وقم بالتأكيد على إعلامهم بالمدة التي تبقّت لهم قبل أن يتم إلغاء تفعيل حسابهم إلى إذا جرت عملية الدفع بالشكل السليم.
بناءً على نموذج الدفع لديك، يمكنك تقديم بديل للزبائن بدلًا من إلغاء حسابهم. مثل تخفيض الميزات إلى الخطة المجانية حتى يقوموا بتحديث بيانات الدفع لديهم أو قم تقديم خصم خاص ليستمروا في استخدام خدمتك. ويمكن لهذا البديل أن يكون مفيدًا في حال كان فشل الدفع بسبب عدم وجود كفاية في الرصيد.
Hi [Name],
As a heads up, the payment information we have on file for your [Product/ Service] subscription (card ending in [4 digits]) is going to expire in a few days. Unfortunately, if we don’t have a valid card, we will have to cancel your subscription.
If you’ve got 30 seconds, would you mind updating your payment information?
Update Now
If you have any questions, simply reply to this email or send us a message on live chat.
Thanks so much!
[YOUR SIGNATURE]
Hi [Name],
We’re having trouble processing your recent payment because your credit card expired.
Would you mind updating your card information? It will only take a couple of minutes of your time. Click here to edit your info.
If you need assistance or have any questions, please feel free to reach out to us any time. You can also check out our FAQ page for more information.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]
Design your own dunning emails
LiveAgent gives you the power to design your own customer email templates, thus helping you to improve the customer service. Curious about all the opportunities?
Hi [Name],
There was an error when we tried to bill your credit card ending in [four digits] for your subscription to [Product/ Service]. Here’s why this may be happening:
A billing error caused by your bank
A change in your billing address
Your credit card has expired
Insufficient funds in your account
Because you are a loyal customer of [Brand], you have seven days to rectify this issue. Please update your billing information to keep your account active. It will only take 1 minute and will allow you to keep using [Product/ Service] at its full potential.
Update Billing Information
Unfortunately, if we still cannot successfully bill your credit card after seven days, your [Product/ Service] account will be suspended. You can reactivate your account at any time by updating your billing information with a valid credit card.
Let us know if you have any questions or need any help.
Thanks,
[YOUR SIGNATURE]
Hey [Name],
I got a notification that your [Product/ Service] payment failed. How unfortunate! Luckily, this happens to a lot more users than you’d think, so don’t beat yourself up about it.
Usually, it has something to do with:
Your card expiring
Having insufficient funds or maxing out your daily spending limit
Your card is stolen, lost, or was eaten by your dog
Update My Billing Info
Please check what’s up and get it fixed so we can get back to growing your business by [benefits your product/ service provides].
Cheers,
[YOUR SIGNATURE]
Hi [Name],
[Name] here from [Brand].
I’m reaching out about your account as billing for your [Product/ Service] subscription was unsuccessful. It seems that the credit card we have on file expired. But no worries, I’m here to assist!
We have two options:
1. Update your credit card information inside your [Product/ Service]] account. You can use this quick link to update your credit card information: [payment link]. Once done, let me know so I can ensure your subscription has been updated successfully.
2. Give me a call at [phone number], and we can process your payment over the phone.
Let me know what else we can help with. Super happy that you’re part of the [Brand] community.
Thanks, and I look forward to connecting!
[YOUR SIGNATURE]
Hey [Name],
Just a friendly heads up that your [Product/ Service] subscription has been officially paused until you update your payment details with us.
If you don’t …
Your subscription will remain paused.
You’ll lose access to your premium features like [feature 1, feature 2, etc.]
[…] won’t be able to continue.
However, you can avoid all that by taking 30 seconds to update your details: billing link.
Reply here or hop onto live chat if you have any questions or need any help.
And as always, thanks so much for using [Product/ Service]. We love what we do, and people like you make that all possible.
Cheers,
[YOUR SIGNATURE]
Hi [Name],
It looks like your subscription payment for [Product/ Service] didn’t go through. Please update your billing information, and we’ll give it another try.
UPDATE MY BILLING
Let us know if there’s anything we can do to help.
Thanks!
[YOUR SIGNATURE]
Hi [Name],
We just tried to process your subscription payment again, but unfortunately, it didn’t go through. To keep your [Product/ Service] subscription active, please update your information in your billing settings here:
UPDATE MY BILLING
This is the second time that your payment failed. We’ll automatically try again in a few days. Let us know if you have any questions.
Thanks!
[YOUR SIGNATURE]
Hi [Name],
We just tried to process your [Product/ Service] subscription payment for the third time, but unfortunately, it failed once again. You can update your information in your billing settings:
UPDATE MY BILLING
We’ll automatically try again next week. If the next charge fails again, your account will be canceled automatically. 🙁
Let us know if you have any questions or need any help.
Thanks!
[YOUR SIGNATURE]
Hi [Name],
We will cancel your subscription to [Product/ Service] soon because we could not process a payment after several attempts to contact you.
If you receive this email, please update your payment information, and we’ll be happy to keep your account active.
UPDATE MY BILLING
Let us know if there is anything we can do to help.
Thanks!
[YOUR SIGNATURE]
يشعر العديد من مالكي المشاريع التجارية براحة أقل عندما يتعين عليهم إرسال رسائل بريد إخطار بالدفع إلى زبائنهم. ومع ذلك، تكون معظم عمليات الدفع فاشلة عن غير قصد (مثلاً: انتهاء تاريخ صلاحية البطاقة)، ولذا تعد رسائل بريد الإخطار بالدفع ذات كفاءة عالية في مساعدة المشاريع التجارية في إتمام عمليات الدفع الفاشلة وتقليل المشاحنة الحتمية.
أحيانًا يتم تجاهل رسائل البريد ذات العلاقة بالمعاملات المالية، وبالتالي فإن إرسال بريد أخطار واحد هو من أكبر الأخطاء التي قد تقوم بها. فإذا كنت تريد تحصيل مستحقاتك الناتجة عن عمليات الدفعة غير المكتملة، عليك التفكير مليًا في إرسال سلسلة من رسائل البريد بدلاً من إرسال رسالة واحدة. ويوصى بإرسال 3 رسائل بريد متابعة على الأقل للشهر الواحد، وكل واحدة بنص مختلف.
ولأن التكنولوجيات مثل إعادة المحاولات في البطاقة الائتمانية أصبح استخدامها شائعًا، فقد أصبح بالإمكان التعامل مع عمليات الدفع غير المكتملة دون اضطرار فريقك إلى إزعاج الزبائن بالرسائل المسبقة لرسائل بريد الإخطار بالدفع. وفي هذه الحالة لا تقدم هذه الرسائل أي فائدة عدا عن كونه يسبب الإزعاج للزبائن، ولذا ينبغي أن يتم تجنبها.
Join our community of happy clients and provide excellent customer support with LiveAgent.
يستخدم موقعنا ملفات تعريف الارتباط. من خلال الاستمرار ، نفترض إذنك لنشر ملفات تعريف الارتباط على النحو المفصل في سياسة الخصوصية وملفات تعريف الارتباط.
Answer more tickets with our all-in-one help desk software. Try LiveAgent for 30 days with no credit card required.
Hello, I’m Andrej. We’re thrilled to invite you to an exclusive software demo where we’ll showcase our product and how it can transform your customer care. Learn how to achieve your business goals with LiveAgent or feel free to explore the best help desk software by yourself with no fee or credit card requirement.
Andrej Saxon | LiveAgent support team