كيف تعتذر الى عميل بدون ان تقول اسف؟

ليس من الأفضل دائمًا أن تقول أنك آسف. على سبيل المثال ، إذا أخطأ العميل ، فلا يبدو من الطبيعي أن تقول إنك آسف لذلك. بدلاً من قول آسف ، تعاطف معهم. على سبيل المثال ، يمكنك التعبير عن أنك ارتكبت خطأً مماثلاً في الماضي. أو قم بتوفير حل مخصص للعميل ، على سبيل المثال ، دليل فيديو مفصل خطوة بخطوة.

كيف تعتذر الى عميل متضايق؟

افضل طريقة للاعتذار لعميل متضايق هى التعاطف معهم وتحمل المسؤولية.

ما هو مثال الاعتذار لعميل؟

انا حقا اسف للضرر الذي سببناه لك.

كيف تعتذر - ارشادات (محدثة)

افضل طريقة لتهدئة العملاء الغاضبين أو الساخطين هو من خلال التعاطف معهم وقبول المسؤولية عما حدث لهم. وما الذي يمكن أن يظهر اهتمامك أكثر من الاعتذار الصادق؟ فيما يلي بعض الإرشادات الأساسية للاتصال بخدمة العملاء حول الاعتذار للعميل ، مما سيجعلك تتفوق في دعم العملاء.

الارشادات

بداية جيدة هى ان تقول “انا اسف / نحن اسفون”

ليس هناك طريقة اكثر مباشرة للاعتذار لعميل اكثر من ان تقول انك اسف فعلا او نحن اسفون. لو كان ليك الاعتذار الف مرة لنفس الامر، قم بذلك.

لا تتضايق او تغضب. ضع ابتسامة على وجهك حتى اذا كنت ترغب فقط في الصراخ، قل “انا اسف/ نحن اسفون” وقم بعملك.

اصلح الامر مهما كان

ولكن ماذا لو لم يكن الخطأ من جانبك؟ في خدمة العملاء، ان يكون الامر خطأ العميل و شئ غير موجود. لا تقوم باي اتهامات ولا تجعل العملاء يصلحوا المشكلة بانفسهم.

اعرض المساعدة واوجد الحل بدلا من ذلك. بغض النظر عن كل شئ، العميل سيدفع فقط مقابل مجهوتك (او يقرر ان العمل كان غير مستحق اي شئ على الاطلاق)

الاعتراف بالمشكلة وتحمل مسؤوليتها

اعطى العملاء بعد الطمأنينة عن طريق جعلهم يعلمون انك تفهم ان مشكلتهم حقيقية. كن حذرا في طريقة بنائك للاعتذار بالرغم من ذلك. بدلا من قول “انا اسف انك تشعر بذلك” قم بالاعتراف بالمشكلة (وبمسؤوليتك) بكلمات مثل “انا اسف للضيق الذي سببناه لك”

قد يكون من الصعب التعبير. لحسن الحظ ، هناك العديد من الكتب الرائعة لمساعدتك. جرب فن الاعتذار أو قواعد العميل.

Keep loyalty high despite bad service

One bad customer experience can be negated by superior customer service. Provide it starting today, with the help of LiveAgent helpdesk software.

Try it now جدولة عرض توضيحي

اشرح المشكلة بوضوح

مثلما من المهم ان تتحمل مسؤولية المشكلة، يجب عليك ايضا تقديم شرح لكيفية او سبب حدوثها. ذلك يشرح للعميل انك تأخذ وقت لفهم ما حدث له.

تقديم شرح يعني انك انت وعملك موثوق بهم ولديكم شفافية. ان يكون لديك الوقت للشرح يوضح ايضا انك تهتم وانك تعمل على حل المشكلة.

استخدم دائما لغة مناسبة

صديق لي قال من قبل انه ان تكون في الاعمال يجعلك ممثل، خبير تقني، ومروض للحيوانات البرية في نفس الوقت. انت لا تعرف ابدا ما نوع الشخص الذي انت على وشك التعامل معه لذا من الافضل ان تجهز للابتكار.

قم بتغيير نغمة صوتك وفقا لمزاج العميل واختار الكلمات بحكمة. استخدام لغة، ولغة جسد، وتعبيرات وجهية مناسبين تعد من العوامل الاساسية.

الان اصلح الامر

انت اعترفت ان هناك مشكلة. وقد اخذت الوقت لشرحها. الان حان وقت اصلاح الامر.

وأثناء القيام بذلك ، حاول تقديم تعويضات عن مشكلة عميلك. قدم لهم شيئًا إضافيًا. مشروبات مجانية في مطعم. أو بعض الاهتمام الشخصي بعد حل المشكلة. تابع بمكالمة بعد ذلك للتأكد من أن كل شيء سار على ما يرام. أو أضف عبارة ختامية بسيطة مثل “أنا هنا من أجلك إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المساعدة”.

هناك طرق عديدة على كيفية تخطى وضع صعب. ادناه اليك نصيحة اضافية مننا لجعل اعتذارك اكثر فعالية:

نصيحة اضافية:

لا تستخدم تعبيرات يستخدمها كل شخص. تجنب اعتذارات مثل “نأسف للإزعاج.” أو حتى “آسف على مشكلتك”. إضفاء الطابع الشخصي على اعتذارك للموقف المحدد وأظهر للعميل مدى أهميته بالنسبة لك. أدخل “حياتهم” في العبارات. قل أشياء مثل “أنا آسف جدًا لأنك فاتتك رحلتك” أو حتى “أعتذر لأن برنامجنا تسبب في فقد بياناتك”.