ما هو ممثل خدمة العملاء؟

يساعد ممثل العملاء العملاء عبر قنوات مختلفة متعددة. على سبيل المثال ، من خلال البريد الإلكتروني أو الدردشة الحية أو وسائل التواصل الاجتماعي أو المكالمات. علاوة على ذلك ، يجيب الوكيل على أسئلة العملاء ويقدم معلومات المنتج / الخدمة الضرورية.

ما هى مهام ممثل خدمة العملاء؟

مهام ممثل خدمة العملاء تتضمن الرد على استفسارات العملاء، تقديم معلومات عن المنتجات/الخدمات، والمساعدة في حل اي مشاكل سهلة.

ما الذي يصنع ممثل خدمة عملاء جيد؟

ممثل خدمة العملاء الجيد هو مستمع رائع ومتواصل ومتعاطف ولديه عقلية حل المشكلات.

10 مهام ومسؤوليات مهمة لخدمة العملاء

بمعنى واسع ، من المفترض أن يتفاعل موظفو خدمة العملاء مع العملاء نيابة عن المؤسسة. ذلك يحدث من خلال قنوات الدعم المختلفة المتاحة لهم. وبالتالي حل مشكلة العملاء بسرعة وفعالية. اعتمادًا على الوظيفة ومتطلبات الشركة ، ومع ذلك ، قد تختلف واجبات ووظائف ومسؤوليات خدمة العملاء اختلافًا كبيرًا .

على سبيل المثال؛

الرد على استفسارات العملاء
حل المشاكل التقنية
ادارة الشكاوي لبناء استراتيجيات لتحسين تجربة العميل بشكل عام وتحسين الولاء

10 مسؤوليات ومهام لموظفين خدمة العملاء

ما هى المهام اليومية بالضبط لخدمة العملاء؟ ادناه قائمة من ال10 مسؤوليات والمهام الرئيسية لموظفين خدمة العملاء . بداية من وكلاء الصف الاول وممثلين الدعم التقني الى الموجودين في مناصب ادارية في خدمة العملاء.

1. اجابة الاسئلة بشأن منتجات وخدمات الشركة

الرد على الاسئلة العامة/المحددة عن منتجات/خدمات الشركة هو مسؤولية مفتاحية للعديد من وكلاء الخدمة. ففي الواقع ، يعد الموظفون ذوو المعرفة أحد أهم جوانب تجربة خدمة العملاء الجيدة. معرفة مداخل ومخارج عروض الشركة يعد امر اساسي لممثلين خدمة العملاء في الصف الامامي. فهو يسمح لهم بتقديم ردود سريعة، دقيقة، وشاملة للعملاء والعملاء المحتملين.

2. معالجة الطلبات والمعاملات

بعد من مهام خدمة العملاء الرئيسية يمكن ان تتضمن استقبال ومعالجة الطلبات القادمة. الاكثر من ذلك، التحويلات بالاضافة الى ادارة الغاء الطلبات، ارجاع الطلبات، والاستبدالات. ذلك يعني ان طلبات العميل والتحويلات يتم معالجتها بطريقة فعالية وبتوقيت جيد. معالجة الطلبات مصحوبة دائمة بوظائف خدمة العملاء للمستوى الاول. وتعتبر فرصة رائعة لمن يرغبوا في بدء مسيرتهم في خدمة العملاء.

3. حل المشاكل ومعالجة المشاكل التقنية

يعد حل مشكلات المنتج / الخدمة ، واستكشاف المشكلات وإصلاحها ، وتقديم المساعدة الفنية المستمرة للعملاء من الواجبات النموذجية لفرق دعم مكتب المساعدة في صناعة البرمجيات كخدمة وشركات التكنولوجيا. يتضمن ذلك تقديم المساعدة والدعم فيما يتعلق بالتثبيت والتخصيص والصيانة وترقية المنتج. يتطلب أن يكون لدى الوكلاء معرفة عميقة بالمنتج / الخدمة ، بالإضافة إلى بعض المهارات الصعبة. غالبًا ما يعمل مندوبو الدعم الفني عن كثب مع فرق تطوير المنتجات لضمان تحسين المنتج وتحسين تجربة المستخدم النهائي.

4. ايصال معلومات عن عروض الشركة

بعيدا عن اجابة الاسئلة وحل المشكلات، مهام متخصص مكتب المساعدة يمكن ان تتضمن تقديم معلومات عن عروض الشركة الخاصة ومبيعات المنتجات/الخدمات المتعلقة، عندما يكون مناسباً، اثناء التعامل مع العملاء. ممثلين خدمة العملاء يمكن ان يتم تضمينهم بشكل جزئي في المبيعات، في بعض المناطق. بالرغم من ذلك، تعد مسؤوليتهم الاساسية هى مساعدة العملاء في استفسارات المنتج/الخدمة، وضمان تجربة خدمة ايجابية ورضاء عميل.

5. تقديم تواصل استباقي للعميل

وفقا للعديد من الدراسات، العميل اليوم يتوقع ان تكون خدمة العملاء اكثر استباقية وتخصصة. وبالتالي، ممثلين خدمة العملاء غير مطلوب منهم فقط ان يردوا على الطلبات كرد فعل. الوصول الاستباقي للعميل اصبح ايضا مهمة شائعة لموظفين خدمة العملاء. ذلك يمكن ان يتضمن تقديم الدعم قبل ان يسأل حتى العميل او يطلب المساعدة.

على سبيل المثال؛

عن طريق الدردشة الاستباقية
ابلاغ العملاء عن مشاكل الخدمة/المنتج الحقيقية او المحتملة
متابعة اشارات العلامات التجارية
التفاعل في محادثات العملاء في وسائل التواصل الاجتماعي
الطلب الاستباقي لاراء العملاء

6. ادارة شكاوي العملاء

التعامل مع العملاء الغير سعداء وادارة الشكاوي يعد من المهام التي لا مفر منها للعديد من موظفين خدمة العملاء. ذلك ينطبق خصوصا على موظفين الصف الامامي والذين غالبا ما يكونوا اول نقطة تواصل مع العملاء. الوكلاء يحتاجوا ان يتم ترتيبهم على نطاق واسع من مهارات خدمة العملاء الناعمة. مثل الاستماع الجيد، التواصل الواضح، التعاطف، القدرة على استخدام لغة ايجابية، الخ. بالتالي، ستكون قادر على التعامل مع العملاء المتضايقين وضمان حل شكوى فعال وناجح. على سبيل المثال؛ دعنا نقول ان وكيل يواجه مشكلة خارة النطاق الذي يقدر على ادارته. في تلك الحالة، الوكيل مسؤول على تصعيد العميل الى الفرق الداخلية المناسبة.

7. جمع وتحليل اراء العميل

مهام ممثلين خدمة العملاء لا تنتهي فقط عند الرد على العملاء وحل مشاكلهم. جمع وتحليل اراء العملاء يمكن ان يكون ايضا جزء من مهام وظيفة خدمة العملاء. هناك طرق عديدة لأتمتة جمع الاراء. الوكلاء يمكنهم ايضا المتابعة بشكل شخصي مع العملاء لاكتشاف الحلول المناسبة لهم. بالاضافة الى ذلك، قم بأخذ ملاحظات لاقتراحتاهم على ماذا يمكن ان يتحسن. فرق الخدمة دائما ما تتعاون بشكل مقرب مع فرق التسويق على جمع الاراء والتحليل.

customer service duties - collect feedback

8. الرد على تقييمات العملاء

تزداد شعبية منصات التقييمات ويعتمد المزيد من المستهلكين على آراء / تجارب الآخرين عند اتخاذ قرارات الشراء. أصبحت الاستجابة لتقييمات المنتج أو الشركة التي يكتبها العملاء مسؤولية متزايدة الأهمية لموظفي خدمة العملاء. يمكن أن يصل كل تقييم سلبي عبر الإنترنت بسهولة إلى جمهور كبير وتؤثر على المبيعات المحتملة. لذلك ، يجب أن يعرف وكلاء الخدمة كيفية التعامل مع التقييمات السلبية وتحويل تلك المواقف غير السارة إلى تقييمات إيجابية. تقليل الضرر المحتمل لسمعة العلامة التجارية بشكل عام.

9. تطوير وتوثيق المعرفة الى محتوى مفيد

موظفين خدمة العملاء يجب ان يكون لديهم معرفة عميقة لمنتجات/خدمات الشركة. لذلك، الفهم الجيد على كيفية استخدامهم للوصول الى اعلى قيمة. فهم دائما متضمنين في تطوير وانشاء محتوى جيد للعملاء والعملاء المحتملين. ذلك يمكن ان يتضمن كتابة مقالات قاعدة معرفة، اكثر الاسئلة الشائعة، دلائل مساعدة، دليل كيف تقوم ب، مستندات حل المشاكل، ومنشورات مدونات. بشكل اساسي، اي شئ يمكن ان يساعد العملاء على ايجاد اجابات، وحل المشاكل، واستخدام منتجات الشركة بأكثر طريقة فعالة.

customer service duties - create knowledge base articles — LiveAgent – قاعدة المعرفة

10. تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية لخدمة العملاء والمقاييس

متابعة مؤشرات الادار الرئيسية والقياسات هى مسؤولية اخرى لفرق خدمة العملاء.

ذلك يمكن ان يتضمن

نقاط رضاء العميل- لمتابعة رضاء العميل
صافي نقاط الترويج (NPS) – لقياس احتمالية ان يقوم العملاء بالتوصيل لشركة/لمنتج/لخدمة لاصدقائهم او زملائهم.
نقاط جهد العميل (CES) – لتقييم سهولة تجربة الخدمة مع منظمة.
الحل من اول تواصل (FCR)- لاكتشاف كيف يمكنك التعامل بفعالية مع مشاكل الخدمات من اول تواصل مع العميل.
متوسط وقت الحل (ART) – لرؤية المدة المستغرقة من الوكلاء كمتوسط لحل المشاكل والقياسات الاخرى.