إدارة المعلومات مقابل إدارة المعرفة

في العصر الذي تظهر فيه الساحة الرقمية بها كميات كبيرة من البيانات، فهم الفرق بين إدارة المعرفة وإدارة المعرفة أصبح حجر زاوية للعديد من الأعمال. عملية إدارة المعلومات الفعالة لا تتضمن فقط جمع وتصنيف البيانات ولكن أ]ضاً التأكد أن الأشخاص الصحيحين لديهم الوصول لتلك المعلومات في الوقت الصحيح. سنلقي بعض الضوء على تلك التعبيرات المتغيرة، لقيادة الأعمال في متاهة البيانات، والمعلومات، وإنشاء المعرفة.

• ما هي إدارة المعلومات؟
• لماذا تعد إدارة المعلومات مهمة لعملك؟
• ما هي إدارة المعرفة؟
• لماذا تعد إدارة المعرفة مهمة لعملك؟
• ما هو الفروقات الرئيسية بين إدارة المعرفة وإدارة المعلومات؟
• كيف تقوم إدارة المعرفة بتقوية وتوسيع إدارة المعلومات؟
• مزايا إدارة المعلومات وإدارة المعرفة
• أمثلة واقعية لتطبيقات إدارة المعلومات وإدارة المعرفة
• ما هو الفرق بين نظام إدارة المعلومات ونظام إدارة المعرفة؟

لماذا تعد إدارة المعلومات مهمة لعملك؟

عالم الأعمال الديناميكي اليوم يعتمد بشكل كبير على سلاسة تدفق وإمكانية المعلومات. المعلومات المرتبة والتي سهل الوصول لها تضمن أن الاستثمارات في التكنولوجيات تزيد، وتحويل كل مسعى تكنولوجي إلى أصل يحقق نتائج قابلة للقياس. التكامل لعملية إدارة المعلومات الجيدة يعد ضروري في إنشاء تجربة عميل إيجابية.

بجانب ذلك، إدارة العمليات المبسطة تزيد أداء المنظمات بشكل عام. فهو يقدم الوضوح، ويقلل التكرار ويزيد الفعالية، وبالتالي ينشئ بيئة تساعد على الابتكار.ذلك لا يقدم فقط مزايا للمنظمات ولكنه يشكل ثقافة الشركة، ويعزز التعاون والتواصل المفتوح.

إدارة المعلومات الفعالية هي أكثر من مجرد تنظيم البيانات. فهى تتعلق بتحويل البيانات الى ميزة استراتيجية، ووضع الأعمال في موقع يحسن عملياتهم ويجعلهم متقدمين في منحنى مشهد الأعمال كثير التغير.

ما هي إدارة المعرفة؟

المعرفة هي خطوة أعلى من البيانات والمعلومات المجردة. بناء على مثل المدرسة، بينما المعلومات والبيانات يمكن أن تكون درجات الامتحانات بمفردها التي يمكن أن تقدم رؤية مجتمعة مثل متوسط درجات الفصل، المعرفة يمكن أن تكون الحكمة الذي يبني عليها المعلمون. تلك الحكمة التي تأتي من تشغيل البيانات والخبرات الذاتية، يمكن أن تساعد المعلمين على إنشاء طرق تعليم لنتائج أفضل.

فكر في قاعدة معرفة شركة، آداة تدمج المعلومات بناء على استفسارات العملاء المتكررة. كلما تنمو تلك الأداة، وتستوعب رؤى العملاء، تتطور من مجرد مستودع للمعلومات الى مصدر ضروري. العملاء يمكنهم الان الدخول لذلك المستودع لحلول سريعة ودقيقة، مما يحسن تجربتهم الكلية.

لماذا تعد إدارة المعرفة مهمة لعملك؟

في عالم الأعمال، تعد المعرفة حجر أساسي لنمو المنظمات والمرونة. إتاحة المعرفة والوصول لها يلعب دور أساسي في تحقيق ذلك النمو. عملية إدارة المعرفة هي أكثر من مجرد جمع الخبرات؛ فهي تتعلق بزيادة الأمر استراتيجياً لتشجيع الابتكار وزيادة كفاءة التشغيل. عن طريق التأكد من التدفق الحر للمعلومات، الأعمال يمكنها تخطي مشاكل التكرار، والتأكد أن الرؤى لا تبقى منحصرة في أقسام أو أفراد منفصلين.

إضافة الطابع الديمقراطي للمعرفة، الذي يأتي عن طريق استراتيجية إدارة معرفة فعالة، يعزز طابع التعلم المستمر. عندما يتمكن الموظفين في الإدارة الوصول والمشاركة في معرفة الشركة المجتمعة، سيكون هناك زيادة واضحة في القدرة على التكيف والاستعداد لتخطي التحديات. سيولة مشاركة المعلومات تؤدي الى عمليات مبسطة، وتقليل المهام المتكررة، وتحسين استخدام المصادر.

هيكل قاعدة المعرفة القوي يقدم الشركات بالأدوات للقيام بقرارات سريعة ومستنيرة، وبالتالي هامش تنافسي لهم. عن طريق تحويل البيانات المدرجة الى رؤى قابلة للإجراء، الأعمال تكون في وضع أفضل للتنقل في تعقيدات السوق المعاصرة والازدهار وسط التغيير.

ما هو الفروقات الرئيسية بين إدارة المعرفة وإدارة المعلومات؟

كلا إدارة المعرفة وإدارة المعلومات يعدوا ضرورين للمنظمات، ولكنهم ليسوا نفس التعبيرين. حيا بنا نحدد الفروقات الرئيسية:

الطبيعة

• إدارة المعلومات: تتضمن التصنيف، والتخزين، ونشر البيانات المنظمة. فهي تتعلق بتقديم الحقائق بشكل نظامي.

• إدارة المعرفة: الأمر يتعلق بما هو أكثر من الحقائق، فهو يقوم بدمج المعلومات بالخبرة والسياق. فهي تتعلق بفهم وتطبيق المعرفة.

قابلية النقل

• إدارة المعلومات: بسبب طبيعتها المنظمة، المعلومات يمكن نقلها بسهولة بين الوسائط.

• إدارة المعرفة: المعرفة، خصوصاً المعرفة البديهية، ليست مباشرة للنشر أو التقنين.

التخزين

• إدارة المعلومات: تعطي أولوية للتخزين الرقمي المنظم، مما يضمن إعادة استرجاعها بسهولة.

• إدارة المعرفة:تهدف إلى التقاط المعرفة الصريحة (المقننة) والضمنية، وتحسين برامج إدارة المعرفة، والمبادرات التي تتمحور حول الإنسان.

الغرض

إدارة المعلومات: تركز على وضوح وتنظيم البيانات.
إدارة المعرفة: تهدف الى رؤى قابلة للأجراء وفهم استراتيجي للبيانات

دورة الحياة

• إدارة المعلومات: تتبع مسار خطي – جمع، تخزين، واسترجاع.

• إدارة المعرفة: تكرارية، تتطور باستمرار وخبرات جديدة.

في الأساس، بينما تقدم إدارة المعلومات أساس هيكلي للحقائق، إدارة المعرفة تقوم بتحويل تلك البيانات الى حكمة ومعرفة قابلة للإجراء للمنظمات.

كيف تقوم إدارة المعرفة بتقوية وتوسيع إدارة المعلومات؟

إدارة المعرفة لا تتعلق فقط بتراكم البيانات؛ فهي عملية ديناميكية للتقوية والتحسين. الشركات يمكن أن تبدأ بجمع البيانات الأساسية، لإعداد قسم أكثر الأسئلة الشائعة. ولكن أثناء دمج الآراء والخبرات، ذلك القسم يكبر بشكل أكثر شمولاً وبرؤية جيدة. مع الوقت، تبقى شهادة لالتزام الشركة نحو عملائها، وتكون مصدر رئيسي لهم لإيجاد حلول دقيقة وفعالة.

منصات مثل LiveAgent تعد في المقدمة لذلك التحول، حيث تقدم للأعمال الأدوات اللازمة للتحول السلس من إدارة المعلومات إلى إدارة المعرفة. عن طريق تقوية الشركات بتلك الأدوات المتقدمة، يمكنهم بشكل أكثر فعالية تحسين بياناتهم، وتحويلها الى رؤى قابلة للإجراء مما يفيد بشكل مباشر عملائهم.

مزايا إدارة المعلومات وإدارة المعرفة

بإتباع تلك المزايا، يعد ضروري للأعمال على التكيف على الاستراتيجيات والممارسات. أساس إدارة المعرفة والمعلومات هو دمج أنظمة إدارة المستندات والتكنولوجيات الأخرى. أنظمة إدارة المعرفة هي أداة أساسية. فهو نظام معتمد على التكنولوجيا يلتقط، يخزن، أو يسترجع المعرفة التقنية والضمنية. نظام إدارة المعرفة لا يقدم فقط مستودع مركزي للمعلومات ولكن أيضاً وظائف أخرى مثل البحث، التصنيف، ومزايا تعاونية، لضمان أن المعرفة لا يتم تخزينها فقط ولكن يتم استخدامها بفعالية.

أمثلة من العالم الحقيقي على تطبيقات إدارة المعلومات وإدارة المعرفة

القوة المحولة لإدارة المعلومات والمعرفة الفعالة أصبحت واضحة في العديد من الشركات والمؤسسات حول العالم. اليك نظرة على بعض الأمثلة الأيقونية بحيث الشركات تقوم بدمج تلك الأنظمة لتنشيط النمو والحفاظ على حافة تنافسية.

نظام “الدعم المركز على المعرفة” في شركة IBM

IBM، الرائدة في صناعة التكنولوجيا قامت بإطلاق نظام “الدعم المركز على المعرفة”. ذلك الابتكار يهدف إلى إنشاء، الحفاظ على، والاستفادة من المعرفة القيمة كجزء من عملية الدعم. الموظفين في الإدارة تم تشجيعهم لتسجيل حول للمشاكل الشائعة. تلك المكتبة من الحلول بعد ذلك أصبح يمكن الوصول لها للمنظمة كلها. النتيجة؟ وقت حل مشاكل أسرع، مصاريف دعم أقل، وبشكل عام تعزيز في رضا العملاء.

“التصنيع الرشيق” في تويوتا

نظام إنتاج تويوتا الجديد هو ابتكار كبير في إدارة المعلومات. نهج نظام “في الوقت المضبوط” يتطلب بيانات دقيقة عن مستويات الجرد، سرعات الإنتاج، وطلبات العملاء. من خلال عمليات إدارة معلومات متعددة، تويوتا تضمن أقل نفايات، تدفق سلس للأجزاء، وكفاءة الإنتاج. ذلك النهج يعد فعال للغاية لدرجة أنه تم تبنيه من صناعات بعيدة عن صيانة السيارات.

“مساعدة الأقران” في البترول البريطاني

البترول البريطاني، والتي تعد واحدة من أكبر شركات النفط في العالم، واجهت مشكلة تشاركها أغلب التكتلات الكبيرة: صوامع المعرفة. ولتخطي ذلك، أطلقت شركة البترول البريطاني “مساعدة الأقران” وهو حافز مشاركة معرفة. قبل البدء في مشروع جديد، الفرق تقوم بتجهيز الاجتماعات مع الخبراء والأقران الذين قاموا بمهام مشابهة من قبل. جلسة مشاركة المعرفة تلك سمحت للفرق بجني المعرفة التنظيمية، وتجنب الأخطاء السابقة، والابتكار بشكل أسرع. “مساعدة الأقران” من البترول البريطاني أصبحت مثال مهم لإدارة المعرفة، خصوصاً في تعزيز نتائج المشروع.

“إدارة معلومات وخدمة تحليلات HP” من هيوليت-باكارد (HP):

HP قامت بنجاح بتطبيق نظام إدارة معلومات يسمى “إدارة معلومات وخدمة تحليلات HP”. ذلك النظام ساعد في تصنيف، تخزين، واسترجاع بيانات المنتجات الهامة، خصوصاً فيما يتعلق بالمعالجات المايكرو Microprocessors. عن طريق مركز مركزي للمعلومات المقننة، يمكن لفرق تطوير المنتجات بسهولة الوصول للبيانات المتعلقة، وتسريع عملية البحث والتطوير بشكل كبير.

ما هو الفرق بين نظام إدارة المعلومات ونظام إدارة المعرفة؟

نظام إدارة المعلومات يهتم بشكل كبير بالإدارة الدقيقة، وتخزين، واسترجاع البيانات والمعلومات المهيكلة. دوره الأساسي هو ضمان أن المعلومات الصحيحة متاحة للأشخاص الصحيحة في الوقت الصحيح. الأمر يتعلق بتبسيط معالجة البيانات، وضمان الاستمرارية، والدقة، والالتزام بالقواعد التنظيمية. ذلك النظام يعد ضروري في عالم به كمية ضخمة من البيانات يتم انشائها كل ثانية، مما يجعل الأمر تحدي للجرد وإيجاد الرؤى المتعلقة.

من الناحية الأخرى، نظام إدارة المعرفة يتعمق أكثر. فهو مصمم لإدارة المعرفة الصريحة (العمليات المسجلة، الإرشادات، إلخ.) والمعرفة الضمنية (التجارب الشخصية، الرؤى، ومعرفة الموظفين). نظام إدارة المعرفة يشجع ثقافة المشاركة، والتعاون، والتعلم المستمر في المنظمة. عن طريق التقاط تلك المعرفة وجعلها قابلة للوصول، المنظمات يمكن أن تبدأ ذكائها الجمعي، وتعزيز الابتكار وحل المشكلات.

الأدوات الحديثة مثل LiveAgent تقوم بدمج ذلك النظامين المختلفين. عن طريق دمج القدرات المركزة على البيانات لنظام إدارة المعلومات، مع الجوانب المركزة على المعرفة الأوسع لنظام إدارة المعرفة، يقدم LiveAgent نهجاً شاملاً. فهو يزود الأعمال بمنصة موحدة بحيث يمكنهم إدارة بياناتهم، ورسم الرؤى الخاصة بهم، وضمان أن الموظفين لديهم إمكانية وصول الى المعرفة المجمعة والخبرات في المنظمة. في الأساس، أدوات مثل تلك هى التي تشكل مستقبل إدارة المعلومات والمعرفة عن طريق تقدم حل مدمج وشامل. يمكنك تجربته بنفسك في ال30 يوم تجربة مجانية من LiveAgent.