برنامج مركز اتصال مجاني

ما هو وكيف يمكن لعملك الاستفادة منه؟

الكثير من العملاء لا يزالوا يفضلون الاتصال بممثلين خدمة العملاء عندما يحتاجوا ان يتم حل مشاكلهم بشكل سريع. بالتالي، لو كنت ترغب في تقديم خدمة عملاء مميزة لعملائك، استخدام برنامج مركز اتصال افتراضي يعد طريقة رائعة للبدء.

تجهيز وصيانة مركز التواصل الخاص بك اسهل مما تتخيل. انت فقط تحتاج للمساعدة من بعض ادوات مركز الاتصال الاعلى تقييما في السوق. استخدام اعلى برامج مركز الاتصال تقييما يمكن ان يساعدك على نشر عملياتك وتخلص من فوضى جهود الدعم عبر الهاتف إلى الأبد. برنامج تسجيل مكالمات مجاني لمكتب المساعدة الخاص بك يمكن ان يكون ايجاده اصعب قليلاً. بالرغم من ذلك بالامر يستحق بالتأكيد اذا كان بامكانك ايجاد واحد يلبي احتياجات عملك.

الان، دعنا نلقي نظرة لماذا يعد استخدام برنامج مركز اتصال امر مهم. الاكثر من ذلك، كيف يمكنك تحقيق اكبر استفادة منه، بغض النظر عن اختيار نظام اتصال اوتوماتيكي مجاني او مدفوع.

برنامج مركز اتصال – ما هى؟

في الماضي ، كان بإمكان الشركات الكبيرة فقط أن تمتلك مراكز اتصال خاصة بها. ومع ذلك ، مع ظهور الحلول المستندة إلى السحابة وأنظمة الاتصال الآلي ، لم يعد هذا هو الحال. بفضل برنامج الاتصال ، يمكنك الآن إعداد مركز الاتصال الافتراضي الخاص بك. لا توجد عمليات تثبيت أو أجهزة معقدة أو الحاجة إلى مساحة تخزين محلية. كيف يكون هذا ممكنا؟

اساسياً، برنامج مركز الاتصال هو حل مكرس يسمح للوكلاء لاصدار واستقبال المكالمات، بالاضافة الى امكانية الوصول للمعلومات المطلوبة. مثل تاريخ المتصلين لتحسين تجربة العملاء الشاملة. إنها عادةً أداة قائمة على السحابة تتكامل مع الهواتف الحالية والتطبيقات الأخرى (ادارة علاقات العملاء ، وإصدار التذاكر). هذه ضرورية للعمليات التجارية اليومية.

الاستخدام الاكثر شيوعا لأنظمة مركز الاتصال لتقديم الدعم. بالرغم من ذلك، فهو ليس السبب الوحيد لتطبيق تلك الحلول. لو كان وكلائك عليهم التعامل مع الكثير من المحادثات الهاتفية، فهم يحتاجوا الى نظام قوي لمساعدتهم. ذلك هو عندما يكون برنامج مركز اتصال عالي التقييم مفيد. فهو يسمح لفريقك بتنظيم وادارة كل الجوانب للتعاملات الهاتفية الصادرة والواردة.

عن طريق استخدام ذلك النوع من الرامج، وكلائك يمكنهم تخزين التفاصيل المهمة، ومعلومات الاتصال، وتاريخ العملاء في مكان واحد، والاستخدام الجيد للبيانات المتاحة. نحن سنصل لفوائد استخدام ذلك النوع من الحلول لاحقاً، ولكن الان، دعنا نركز على كيفية عمل برنامج مركز اتصال.

كيف يعمل برنامج مركز الاتصال؟

كما تم ذكر من قبل، برنامج مركز اتصال المجاني او المدفوع، فهو جزء مهم من اي مركز تواصل. في العديد من الحالات، فهو ببساطة يقدم تكامل مع مقدم VoIP: وهو حل قوي يستخدم الانترنت (بدلا من الاتصال الارضي) لارسال واستقبال المكالمات.

بعد ذلك، من اجل ان يعمل نظام VoIP بشكل جيد، ليكون قادر على الاستفادة من تبادل فرع خاص افتراضي (PBX). ذلك يعمل كمحطة تحويل لأنظمة الهواتف مما يجعله متاح لتحويل المكالمات بين المستخدمين او خارج المنظمة. باختصار، مقدمين البرامج يمكن بسهولة تجهيز ذلك، من اجل تبادل المصاريف الشهرية.

الامر قد لا يبدو كذلك في البداية، ولكن تلك البرامج تعد اساسية لو كان لديك فريق دعم عملاء كبير وادارة الكثيرر من المكالمات بشكل يومي. بالتالي، يجب أن تراجع بدقة الخدمات والميزات المضمنة في نظام مركز الاتصال الذي تفكر فيه ، خاصة إذا كنت تختار برنامجًا مجانيًا للاتصال الآلي.

في اغلب الحالات، عند تطبيق اداة مركز اتصال، كل ما عليك هو اختيار مقدم VoIP، والاتصال باجهزة الوكلاء، وبدء الرد على الاجابات. الامر بتلك البساطة.

ومع ذلك ، لا يزال يتعين عليك الاختيار بين أداة مركز اتصال بسيطة يمكن دمجها مع حلول أخرى ، أو حل دعم متعدد القنوات يحتوي على وظيفة مركز الاتصال. لفهم الاختلاف ، دعنا نلقي نظرة على بعض الأنواع المختلفة من برامج الاتصال – المجانية والمدفوعة.

انواع حلول مركز الأتصال

الامر لا يجب ان يكون مفاجئ ان يكون هناك انواع مختلفة من حلول مركز الاتصال المتاحة في السوق.

في البداية، نحن يجب ان نعرف الفرق بين مراكز الاتصال الموجودة في الموقع او الانظمة الافتراضية. كما يوضح الاسم، كل شئ في مراكز الاتصال في الموقع موجودة “في الموقع” – بما فيها البرامج، الاجهزة، السيرفرات وحتى فريق خدمة العملاء. مراكز الاتصال الافتراضية، من الناحية الاخرى، تستخدم VoIP وحلول مبنية على الكلاود لتمكينك من ادارة مركز اتصالك من اي مكان حرفياً حول العالم.

تلك الأيام، مراكز الاتصال يتم تصنيفها الى:

• مراكز اتصال داخلية مصممة لاستقبال المكالمات الواردة.
• مراكز الأتصال الخارجية تركز على المكالمات الخارجية. غالبا، الوكلاء الذين يعملوا مع قائمة جهات اتصال للعملاء الحاليين و/أو المحتملين الذين يتصلون.
• مراكز الاتصال متعددة القنوات هى التي تغطي قنوات عديدة. تلك المراكز لا تزال تستخدم المحادثات الهاتفية كأحد قنوات تواصلها، ولكنها تعد جزء من ادوات تواصل أكبر.
• مراكز الأتصال متعددة القنوات تأخذ الدعم متعدد القنوات الى المستوى التالي. فهم يقدموا استراتيجية خدمة عملاء موحدة عبر كل القنوات، غالبا بفضل اداة واحدة تكون قادرة على احضار كل التواصلات تحت سقف واحد.

اخيراً، هناك ايضا فرق بين برنامج الاتصال المدفوع والمجاني

مراكز الاتصال المجانية مقابل المدفوعة – الأختلافات

ليس كل اداة مركز اتصال لديها نفس المزايا. الأكثر من ذلك، مقدمين البرامج لديهم ايضاً اختيارات تسعير مختلفة، بما يتضمن خطط برامج مركز اتصال مجانية، بناء على احتياجاتك. من المهم ادراك ان الحلول المختلفة تأتي بمزايا وقيود مختلفة وذلك يعود لك في ان تختار افضل برنامج اتصال لاحتياجاتك. من اجل القيام بأختيار صائب، ربما تحتاج ان تقوم ببحق على كل الاختيارات المتاحة اولاً.

مع أنظمة مراكز الأتصال المجانية، يمكنك بسهولة الاتصال والرد على كل اتصالاتك، بما يتضمن الاتصالات الداخلية بين الوكلاء.

المزايا الأضافية مثل تسجيل المكالمات وتحويلها يمكن ان تتغير، او ان تتعرض لقيود معينة. على سبيل المثال، برنامج سجل مكالمات مجاني لمكتب المساعدة الخاص بك يمكن ان يساعدك على تخزين المعلومات عن متصليك. بالرغم من ذلك، ربما يكون هناك خدمة بحث في تاريخ التذاكر محدودة أو قم محدود من ارقام الهاتف التي يمكنك استخدامها في البرنامج. لو كنت مهتم باستخدام مزايا أكثر تقدما وبدون قيود، ربما عليك النظر في الخطط المدفوعة بدلا من ذلك.

على عكس برامج الاتصال الآلي المجانية ، تعد الأنظمة المدفوعة أكثر ملاءمة للشركات الكبيرة التي تتعامل مع الكثير من المكالمات وتسعى جاهدة لتقديم دعم عملاء متميز عبر الهاتف وعبر القنوات الأخرى. هناك مجموعة متنوعة من الحلول للاختيار من بينها ، وليست جميعها بالضرورة باهظة الثمن بشكل خاص. ضع في اعتبارك ببساطة جميع احتياجاتك ، واختبر على الأقل عددًا قليلاً من الأدوات المختلفة مع فترات تجريبية مجانية ، وخذ في الاعتبار جميع الإيجابيات والسلبيات التي يمكنك تحديدها.

إن المرونة في تلبية متطلبات العمل تجعل من Live Agent برنامج مركز الاتصال المجاني المفضل للشركات الصغيرة ورواد الأعمال المنفردين والشركات الناشئة.

مزايا استخدام ادوات مركز الأتصال المجانية

لا تقلق اذا كانت ميزانيتك لا تغطي تكلفة استخدام أفضل برامج مراكز الاتصال تصنيفا. أفضل ادوات مراكز الأتصال تأتي باشكال واحجام مختلفة. لا يزال هناك الكثير الذي يمكنك فعله ببرنامج تسجيل مكالمات مجاني لمكتب مساعدك. اذا فما هى مزايا أستخدام برنامج مركز اتصال مجاني؟

انتاجية أفضل

وكلائك يمكنهم مساعدة المتصلين بشكل أكبر دقة وفعالية لو كان بأمكانهم تلقي المكالمات والوصول لبيانات العميل المهمة في مكان واحد.

شفافية أعلى

عند الأتصال بشركة، العديد من العملاء يتوقعوا من الوكلاء ان يعرفوا من هم وكيف تم التعامل معهم مسبقاً من فريق الدعم. برنامج تسجيل المكالمات لمكتب المساعدة يمكن ان يجعل الأمر اسهل للفريق ككل في التحقق من البيانات المسبقة بضغطات معدودة.

زيادة رضا العملاء

بشكل اساسي، كلما كان وكلائك يعرفوا أكثر عن كل متصل، كلما تمكنوا من مساعدتهم بشكل أفضل. ذلك يساعد على بناء العلاقات والولاء، والذي سيقوم بتحسين المكاسب على المدى الطويل.

الحصول على مزايا قوية في حوزتك

بالرغم من ان برامج مركز الأتصال تأتي بقيود معينة، لا يزال هناك الكثير من المزايا التي يمكنك استخدامها. مثل تسجيل المكالمات لأغراض تدريبية وقانونية.

تكاليف أقل

دعنا نواجه الامر. عندما يتعلق الأمر بأنظمة مراكز الأتصال المجانية، التكلفة (او عدم وجودها) يعد من أفضل المزايا. القدرة على الحفاظ على مراكز الأتصال الخاصة بك منظمة بشكل جيد ومع امكانية الوصول الى كل مزايا النظام بدون اي تكلفة تعد بالتأكيد ميزة كبيرة.

التطبيق السهل

يمكنك ضبط برنامج اتصال مجاني في خلال ضغطات معدودة وبدء استقبال المكالمات بشكل فوري.

العمل عن بعد

مع حلول مراكز الأتصال الافتراضية، يمكن لوكلائك ان يكونوا موجودين في أي مكان. مادام كل شخص منهم متصصل بالأنترنت، يمكن لفريقك الرد على والقيام بالمكالمات من اي جهاز او اي مكان.

قابلية التوسع

حتى مراكز الأتصال المجانية يمكن ان تتوسع مع أعمالك. اذا وعندما تحتاج لأضافة وكلاء اضافيين، ارقام هواتف، او مزايا اخرى، يمكنك الترقية الى خطة مدفوعة.

افضل الممارسات لبرنامج مركز الأتصال

لا تقم باخطاء: الحصول على اكبر قدر ممكن من برامج سجل مراكز الاتصال لمكتب المساعدة لا يقتصر على اختيار البرنامج الصحيح فقط. هناك اشياء اخرى يمكنك القيام بها للاستفادة من الآداة بأكبر قدر ممكن، سواء كانت مركز اتصال مدفوع او مجاني.

• استفد من ميزة تكامل البرامج. لا يوجد اي سر في ان مراكز الاتصال تستخدم ادوات تعتمد على الكلاود وادوات تكامل لادارة وتنسيق بيانات العملاء. في الواقع، الاعتماد على الأنظمة المتكاملة تمحي اي فرصة خسارة معلومات مهمة او القيام بأخطاء عند ادخال البيانات بشكل يدوي الى انظمة مختلفة في نفس الوقت.
• فكر في تجهيز سيناريوهات مركز الأتصال. السيناريوهات المتعلقة يمكن ان تساعد وكلائك في ان يكونوا اكثر ثقة على الهاتف، خصوصاً لو كانوا بدءوا للتو العمل في مركز أتصال. تأكد من تحديث سيناريوهاتك كل فترة، لتبقي الأمور محدثة وجديدة.
• قم بضبط اهداف معينة لوكلاء مركز الأتصال لديك. مع نظام مركز الأتصال الصحيح، يمكنك بسهولة متابعة اداء وكلاءك. ضبط الاهداف لكل شخص لا يمكنه فقط تعزيز روح الفريق ولكنه ايضا يمكنه تشجيع الوكلاء على محاسبة بعضهم البعض على النتائج.
• اجتهد لتقليل وقت الانتظار. تلك الايام، العملاء يميلوا ان يكونوا غير صابرين ولا ينوا الانتظار للمساعدة عند التواصل مع وكلاء دعم العملاء. تأكد من ان لديك اعضاء فريق كافيين لتغطية طلبات العملاء.
• الاستفادة من بيانات العملاء. إن تقديم التحيات الشخصية والمساعدة السريعة يعطيك الفرصة لكسب قلب المتصل. يمكن لبرمجيات مركز الاتصال بسهولة تجهيزك بالمعلومات ذات الصلة حول المتصلين بك ، وخاصة إذا كانوا قد تعاملوا مع شركتك من قبل.

برنامج مركز أتصال مجاني ام مدفوع – ما هو أفضل اختيار؟

عندما تقرر اذا كان عليك الأستثمار في نظام اتصال آلي مجاني او مدفوع، يجب ان تأخذ في حسبانك احتياجات عملك الحالية، وخطط المستقبل، وكل الاختيارات المتاحة.

اسأل نفسك الاسئلة التالية:

• كيف تقوم بادارة المكالمات في ذلك الوقت؟
• هل ترغب في تجهيز مركز اتصال جديد، او التحويل الى مقدم برنامج مركز أتصال أخر؟
• كم عدد العملاء الذين تديرهم؟
• ماذا تتوقع من لوحة تحكم برنامج مركز الأتصال؟
• كم عدد وكلاء مركز الأتصال لديك؟
• كم رقم هاتف ترغب ان تستخدمه؟
• ما هى مزايا مركز الاتصال التي تهمك بأكبر قدر ممكن؟
• ما هى قياسات مركز الأتصال التي ترغب في تتبعها؟
• ما مقاييس مركز الاتصال التي تريد تتبعها؟

عن طريق الأجابة على تلك الاسئلة، ستحصل على فهم جيد لاحتياجاتك وتتحرك خطوة اقرب للقرار الصحيح لعملك.

لا تقلق إذا كنت لا تستطيع شراء برنامج مركز الاتصال الأفضل تقييمًا حتى الآن. ليس هناك أي ضرر في اختيار برنامج مركز الاتصال المجاني أولاً. هناك العديد من مقدمي الخدمات الموثوقين هناك. في واقع الأمر: تختار العديد من الشركات الحلول المجانية، خاصة إذا كانت في مرحلة البداية أو لا تملك الميزانية اللازمة للحلول المتقدمة. . يعد استخدام أحد برامج تسجيل المكالمات المجانية لمكتب المساعدة طريقة جيدة لاختبار أداة معينة لمركز الاتصال لمعرفة ما إذا كانت مناسبة لشركتك. ففي النهاية، يمكنك الترقية في أي وقت إذا تغيرت احتياجات عملك.

باختصار، نوصي بالتفكير في متطلباتك، وتضييق نطاق اختياراتك، واختبار عدد قليل على الأقل من أدوات مركز الاتصال المجانية لمعرفة ما هو الأفضل بالنسبة لك عملك. بمجرد القيام بكل هذا، يجب أن تكون قادرًا على اتخاذ قرار أكثر بشأن ما إذا كان يجب عليك الاستثمار في الإصدار المدفوع، أو الالتزام بالأدوات المجانية، مثل LiveAgent.

أكتشف بنفسك